Estimados lectores, les dejo una sección nueva donde publico casos de estudio sobre temas relativos al área de TI. En este caso la Virtualización de Servidores. Con esta publicación dejo abierta una nueva sección relativa a casos de estudios, reales y aplicados.
Grupo Prominente, adopta Hyper-V para virtualizar la infraestructura de su cliente Roggio S.A.
"Antes solo se utilizaba el 20% de los procesadores y ahora estamos cerca del 100%, este indicador tiene un impacto económico muy positivo. Estamos trabajando en la migración: casi el 50% de nuestros servidores están corriendo sobre Hyper-V y Windows Server 2008"Alejandro Mabres. Gerente de Operaciones Grupo Prominente.
Situación
Roggio S.A. constituye un grupo de empresas con una trayectoria centenaria en los sectores de infraestructura y servicios, destacándose en la industria de la construcción, el transporte y la ingeniería ambiental. Despliega también actividades relevantes en el área de servicios sanitarios, entretenimiento y turismo, concesiones viales, desarrollos inmobiliarios y tecnología e informática. En este último rubro, el Grupo Prominente es uno de los más importantes actores del mercado; cuenta con más de 420 profesionales especializados en IT y gerenciamiento de proyectos, que prestan soluciones de consultoría, desarrollo, arquitectura empresarial, investigación, administración de suministros y formulación de estrategias de IT. Tiene oficinas en su ciudad de origen, Córdoba, en Buenos Aires y en Estados Unidos. "Los servicios de IT de todas las empresas del Grupo Roggio y también los de algunos clientes, son provistos por Grupo Prominente desde dos datacenters principales, donde se administran también los recursos tecnológicos de cada sede. Gestionamos más de 4000 cuentas de email, los accesos a Internet, los sistemas BPM, ERP y CRM, como así también aplicaciones transaccionales", comenta Alejandro Mabres, Gerente de Operaciones del Grupo Prominente. "El hardware que se utilizaba en los datacenters ya no brindaba las prestaciones requeridas por el negocio y las aplicaciones de software seguían evolucionando, no se lograba un aprovechamiento satisfactorio de la capacidad de procesamiento de la infraestructura. Así fue que comenzamos a explorar las tecnologías de virtualización disponibles en el mercado, al tiempo que planeamos el reemplazo de los viejos servidores por equipos blade. Es decir que la estrategia planteada fue centralizar el equipamiento del centro de cómputos a través de la virtualización. En primera instancia evaluamos utilizar otra opción. Sin embargo, evaluando la relación costo-beneficio y rendimiento de los esquemas de virtualización propuestos, terminamos optando por las tecnologías de Microsoft", agrega Mabres.
Solución
La estrategia establecida por Grupo Prominente fue probar en un entorno acotado la utilización de Virtual Server 2005 R2, antes de extender su utilización a otras empresas del grupo Roggio. "Ya en aquel entonces se conocía la visión de Microsoft referida a las tecnologías de virtualización y su evolución. Entonces empezamos a transitar un camino, primero en ambientes de prueba con aplicaciones de baja criticidad, funciones de monitoreo de la red, servidores de impresión y otros sistemas con pocos requerimientos en términos de procesamiento", señala Nicolás Urquiza, Líder del Proyecto de Virtualización en Grupo Prominente. "Más adelante diseñamos e implementamos, sobre servidores virtuales, nuestro Plan de Contingencias de aplicaciones de misión crítica, para garantizar la continuidad del negocio. Esto nos brinda la agilidad de levantar –ante cualquier falla de algún equipo- todos los servicios claves para la operación de las compañías de manera simple y rápida", agrega Mabres. Otro terreno en el que la compañía de IT del grupo Roggio aprovechó los beneficios de la virtualización, fue la consolidación de servidores. "Virtualizar nos permitió reorganizar la infraestructura y separar diferentes roles críticos en distintos servidores virtuales, lo que nos brinda una gran flexibilidad. Podemos agrupar o separar servicios según las necesidades de cada momento y cambiar la configuración cuando las condiciones del contexto se modifiquen", explica Urquiza. A la luz de los resultados que se iban obteniendo, la adopción de las tecnologías de virtualización de Microsoft fue extendiéndose. "Una de las primeras aplicaciones de misión crítica que montamos sobre servidores virtuales fue nuestro sistema de business process management Pectra BPM Suite", comenta Alejandro Mabres. Este BPM fue distinguido con la Medalla de Oro a la Mejor Solución de BPM implementada en la región de Latam en los años 2004, 2005 y 2007, en los ‘Excellence in Workflow Global Awards’. Más adelante, ya con Windows Server 2008 y Hyper-V, se avanzó en la virtualización de la nueva versión del sistema administrativo de la compañía. "Trabajar sobre servidores virtuales facilitó una rápida implementación. Es uno de los grandes beneficios de este tipo de tecnología: hace más ágil la actualización de aplicaciones y las migraciones resultan absolutamente transparentes para el usuario", comenta Nicolás Urquiza. La incorporación de la nueva versión de las tecnologías de virtualización de Microsoft no significó una inversión adicional por parte de la empresa, que cuenta con un Acuerdo Empresarial con mantenimiento (Enterprise Agreement), lo que le permitió adoptar Windows Server 2008 y Hyper-V desde su liberación. La inversión en equipamientos blade rondó los 250.000 dólares. De cara al futuro, Grupo Prominente está explorando el terreno de la virtualización de aplicaciones a través de SoftGrid, lo que permitiría el mejor aprovechamiento de aplicativos que diversos usuarios utilizan solo ocasionalmente, entre otras prestaciones. "De esta forma, evitamos el desaprovechamiento que implica la compra de licencias de software que se utilizan de vez en cuando; al estar virtualizada una aplicación, cuando un usuario lo necesita, ahí la tiene disponible", detalla Mabres. También se están realizando las primeras pruebas para reemplazar el Metaframe de Citrix por Terminal Services de Windows Server 2008, para el acceso remoto a diversos sistemas y aplicaciones. Beneficios
"La adopción de las tecnologías Microsoft de virtualización nos permitió optimizar la cantidad de servidores en nuestros datacenters, al tiempo que nos permite aprovechar al máximo la capacidad de procesamiento de los nuevos servidores blade con procesadores dual core y quad core. Antes solo se utilizaba el 20% y ahora estamos cerca del 100%, lo que termina teniendo un impacto económico directo. Estamos trabajando en la migración y para finales de septiembre prevemos tener el 50% de nuestros servidores corriendo sobre Hyper-V y Windows Server 2008", asegura Alejandro Mabres. A esto se agrega una significativa reducción de gastos en energía eléctrica por menor requerimiento de sistemas de refrigeración, UPS, soporte técnico, ruido y espacio físico. Otro de los beneficios destacados en Grupo Prominente se refiere a la alta disponibilidad. "La continuidad de las operaciones está garantizada con la virtualización, ya que ante cualquier falla en una hoja del servidor blade es prácticamente automática la puesta en marcha de otra hoja donde se levante el servidor virtual para seguir funcionando. Con Hyper-V, Windows Server 2008 y System Center Virtual Machine Manager, tenemos la posibilidad de administrar de manera centralizada la infraestructura virtualizada, algo fundamental dada la cantidad de servidores que estamos virtualizando", detalla Nicolás Urquiza. "Vamos hacia una arquitectura en la que todos nuestros servidores estarán virtualizados. De hecho, hoy en día hemos comprobado la facilidad con la que podemos pasar de un equipo físico a uno virtual utilizando Hyper-V, sin registrar incidentes de ninguna índole. De esta forma, optimizamos los tiempos de respuesta ante cualquier contingencia y podemos contar con una infraestructura más confiable", agrega el ejecutivo. Además de lograr mayor flexibilidad en la operación de IT, un mejor aprovechamiento del hardware y de garantizar las más alta disponibilidad, Grupo Prominente obtuvo beneficios adicionales, como lograr una mejor gestión del ancho de banda de sus redes. "Antes, con Virtual Server 2005, se emulaban placas de red, utilizándose menos del 50% de la capacidad real de las placas físicas. Ahora, con Hyper-V, la conexión entre la placa virtual y la real es directa y podemos trabajar a la máxima velocidad", comenta Urquiza. La adopción de Windows Server 2008 y Hyper-V, abre las puertas a Grupo Prominente y a sus clientes a planear también la virtualización de sus servidores Microsoft Exchange, extendiendo los beneficios de esta tecnología al crítico servicio de correo electrónico y colaboración que cuenta con más de 4000 usuarios. "El camino recorrido hasta aquí ha sido exitoso y la idea es virtualizar la mayor cantidad de servicios. Continuaremos consolidando este proyecto.", concluye Alejandro Mabres.
Windows Server 2008 Hyper-V
Hyper-V provee una plataforma de virtualización confiable, que permite a las empresas incrementar su agilidad en la gestión de IT y reducir costos. Introduce mejoras sustanciales respecto a disponibilidad y administración.
Para más información acerca de Windows Server 2008 Hyper-V, por favor visite: www.microsoft.com/windowsserver2008
Fuente:
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jueves, 15 de enero de 2009
miércoles, 14 de enero de 2009
Máxima visibilidad en Internet para 2009
Si los responsables de una Web pudieran escribir su carta particular de deseos a los "Reyes Magos del Ciberespacio" seguro que lograr la máxima visibilidad de su Web en Internet estaría entre las primeras peticiones de su lista. Y es que este parámetro de la visibilidad como factor de generación de tráfico de calidad unido al de la convertibilidad como factor de transformación de ese tráfico en un impacto positivo sobre la cuenta de resultados son los dos aspectos críticos que marcan el rendimiento de una Web y, en último término, su Retorno sobre la Inversión.
La optimización para buscadores, entendida tradicionalmente como la adecuación del código y contenido de una Web, y el cultivo de enlaces externos como factores determinantes de su relevancia y, por tanto, de su posicionamiento en los resultados de los buscadores, ha sido en los últimos años la ventaja competitiva fundamental de muchas Webs pioneras en la aplicación de estrategias de marketing de buscadores.
No obstante, en los dos últimos años se han dado tres circunstancias que a corto plazo van a convertir la optimización para buscadores, entendida al modo tradicional, en una condición necesaria para competir, pero ya no suficiente:
· Generalización de la actividad SEO: cada vez más empresas incluyen estrategias de posicionamiento natural tanto en la fase de desarrollo de sus Web como en su gestión diaria. Los principios y recomendaciones a aplicar a nivel de código y programación son hoy del dominio público y no ya patrimonio exclusivo de unos pocos. Como cualquier otra ventaja competitiva, ésta deja de serlo en el momento en que su aplicación se generaliza.
· Perfeccionamiento de los algoritmos de los buscadores: el margen de influencia sobre el cálculo de la relevancia de los buscadores a partir de aspectos fácilmente manipulables como programación, código o compra de enlaces es cada día más estrecho. Los buscadores están alcanzando un nivel de filtrado de las estrategias de optimización tal que el trabajo requerido en este campo tiene que ser cada día más "fino" para no cometer errores como sobreoptimización, compra de enlaces de texto, etc. que los buscadores han comenzado a penalizar con más frecuencia y rapidez. Y la tendencia a incorporar el propio criterio de los usuarios en los resultados no hará sino disminuir aún más el margen de maniobra en aspectos de programación.
· Otras fuentes de tráfico compiten con los buscadores en la generación de contactos: con un protagonismo creciente para las redes sociales. En ciertos nichos de mercado, agregadores sociales, líderes de opinión, marcadores sociales tenderán en el futuro a generar, si no tanto tráfico, sí posiblemente tantos leads como el tráfico procedente de los buscadores generalistas.
Es por ello que la actividad de optimización de buscadores debe abrirse progresivamente hacia otros campos para garantizar su objetivo, que no es otro que salir al encuentro de tráfico de calidad para una Web, allá donde éste se pueda encontrar. Y es desde esta perspectiva más global que podemos advertir una serie de tendencias que están adquiriendo cada vez un mayor peso en el mix de actividades que las empresas de marketing online deben desarrollar para lograr la máxima visibilidad en Internet:
· Redes sociales o Social Media Optimization (SMO): podemos entender la optimización en redes sociales como las relaciones públicas de la empresa en el plano online. El modelo Web 2.0 supone el empowerment del individuo que, aprovechando la difusión que permite la Red, puede generar estados de opinión e influir en las decisiones de compra de otras personas. Gestionar adecuadamente la presencia de la empresa en las redes sociales, cuidar de su reputación corporativa online y estimular estados de opinión positivos hacia su marca y oferta de productos y servicios debe convertirse en uno de los objetivos prioritarios a medio plazo.
· Reputación del dominio: conceptos como el TrustRank o los múltiples modelos que están apareciendo mediante los cuales los buscadores van a tener en cuenta la situación de un determinado dominio en el ecosistema de la Web, sus enlaces, su historial así como el comportamiento post-búsqueda de los usuarios y su opinión respecto al cálculo de relevancia tradicional estrechan el margen de maniobra por el que ciertos profesionales de la optimización para buscadores se han centrado en aprovechar las debilidades de los algoritmos a su favor y abren un nuevo escenario en el que la identificación de los intereses genuinos de la audiencia y la respuesta eficiente por parte de las empresas van a pesar más a la hora de premiar con más visibilidad a aquellas Webs que realmente lo merecen.
· Proactividad e inteligencia de contenidos: precisamente en esta línea, las empresas que demuestren una mayor proactividad en la generación de contenidos serán las que se llevarán el gato al agua. Proactividad alimentada a partir de la identificación de tendencias de la demanda y anticipación de dichos cambios, para generar contenidos que respondan a tendencias de búsquedas futuras antes que la competencia. Las empresas que ocupen los primeros puestos para esas tendencias de búsquedas futuras lograrán una vez y otra la mejor visibilidad en buscadores frente a las que simplemente reaccionan a los cambios las cuales irán siempre "a remolque". No se trata de lo que uno sabe ahora, sino de la velocidad con la que uno es capaz de seguir aprendiendo.
· Inteligencia de análisis de tráfico: centrado, sobre todo, en la identificación de los indicadores clave de rendimiento y la medida y seguimiento de los factores de conversión. ¿Dónde aterrizan mis visitas? ¿a dónde navegan? ¿por qué abandonan el proceso de compra? ¿por qué no se producen más llamadas? ¿cómo puedo aumentar los leads que genera mi Web? Más que medición de tráfico, interpretación de los datos de la analítica Web.
· Límites más estrictos sobre las estragegias SEO tradicionales: los buscadores han aprendido a identificar las técnicas de posicionamiento que se centraban en aprovechar sus debilidades. Las recientes penalizaciones sobre sitios Web que habían participado en la compra y venta de enlaces de texto o que presentaban claros signos de sobre optimización de la relevancia on page indican que en el futuro, todo aquello que no sea -y, además, parezca- totalmente natural a efectos de relevancia, va a disparar las cada vez más sensibles alarmas en los buscadores.
En definitiva, lo que confirman estas tendencias es que los aspectos más fácilmente manipulables: los relacionados con la programación para influir sobre la relevancia on the page, o bien estrategias como el intercambio o la compra de enlaces para influir sobre la relevancia off the page, van a tener cada vez un peso menor en el cálculo de la relevancia por parte de los buscadores, por lo que su efecto sobre el posicionamiento de una Web en los resultados y su visibilidad será menor.
En cambio, los aspectos más difícilmente manipulables como historial de un dominio, contenido original, de calidad y en permanente actualización, una buena reputación corporativa online, un ratio bajo de rebote en las visitas y la capacidad de identificar las demandas, anticiparse a los cambios y generar contenidos para dichas demandas antes que la competencia van a tener un protagonismo mayor en el futuro.
Pasamos de un escenario en donde la distancia entre lo que puede afectar a los buscadores -aspectos relacionados con la programación- y lo que gusta a los usuarios - aspectos relacionados con el marketing- se estrecha, y esta tendencia no va sino a aumentar a corto plazo. De modo que si su objetivo es obtener una ventaja competitiva sostenible, asegúrese de que su Web cumple todos los requisitos de indexabilidad a nivel de código: esto seguirá siendo condición indispensable. Pero a partir de cumplir estos requisitos, céntrese en conocer bien a sus clientes potenciales: quiénenes son, cómo buscan, en qué redes sociales intercambian opiniones, qué les va a interesar dentro de seis meses… Internet es una carrera donde no hay meta: sólo se trata de estar delante el mayor tiempo posible.
Fuente:
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La optimización para buscadores, entendida tradicionalmente como la adecuación del código y contenido de una Web, y el cultivo de enlaces externos como factores determinantes de su relevancia y, por tanto, de su posicionamiento en los resultados de los buscadores, ha sido en los últimos años la ventaja competitiva fundamental de muchas Webs pioneras en la aplicación de estrategias de marketing de buscadores.
No obstante, en los dos últimos años se han dado tres circunstancias que a corto plazo van a convertir la optimización para buscadores, entendida al modo tradicional, en una condición necesaria para competir, pero ya no suficiente:
· Generalización de la actividad SEO: cada vez más empresas incluyen estrategias de posicionamiento natural tanto en la fase de desarrollo de sus Web como en su gestión diaria. Los principios y recomendaciones a aplicar a nivel de código y programación son hoy del dominio público y no ya patrimonio exclusivo de unos pocos. Como cualquier otra ventaja competitiva, ésta deja de serlo en el momento en que su aplicación se generaliza.
· Perfeccionamiento de los algoritmos de los buscadores: el margen de influencia sobre el cálculo de la relevancia de los buscadores a partir de aspectos fácilmente manipulables como programación, código o compra de enlaces es cada día más estrecho. Los buscadores están alcanzando un nivel de filtrado de las estrategias de optimización tal que el trabajo requerido en este campo tiene que ser cada día más "fino" para no cometer errores como sobreoptimización, compra de enlaces de texto, etc. que los buscadores han comenzado a penalizar con más frecuencia y rapidez. Y la tendencia a incorporar el propio criterio de los usuarios en los resultados no hará sino disminuir aún más el margen de maniobra en aspectos de programación.
· Otras fuentes de tráfico compiten con los buscadores en la generación de contactos: con un protagonismo creciente para las redes sociales. En ciertos nichos de mercado, agregadores sociales, líderes de opinión, marcadores sociales tenderán en el futuro a generar, si no tanto tráfico, sí posiblemente tantos leads como el tráfico procedente de los buscadores generalistas.
Es por ello que la actividad de optimización de buscadores debe abrirse progresivamente hacia otros campos para garantizar su objetivo, que no es otro que salir al encuentro de tráfico de calidad para una Web, allá donde éste se pueda encontrar. Y es desde esta perspectiva más global que podemos advertir una serie de tendencias que están adquiriendo cada vez un mayor peso en el mix de actividades que las empresas de marketing online deben desarrollar para lograr la máxima visibilidad en Internet:
· Redes sociales o Social Media Optimization (SMO): podemos entender la optimización en redes sociales como las relaciones públicas de la empresa en el plano online. El modelo Web 2.0 supone el empowerment del individuo que, aprovechando la difusión que permite la Red, puede generar estados de opinión e influir en las decisiones de compra de otras personas. Gestionar adecuadamente la presencia de la empresa en las redes sociales, cuidar de su reputación corporativa online y estimular estados de opinión positivos hacia su marca y oferta de productos y servicios debe convertirse en uno de los objetivos prioritarios a medio plazo.
· Reputación del dominio: conceptos como el TrustRank o los múltiples modelos que están apareciendo mediante los cuales los buscadores van a tener en cuenta la situación de un determinado dominio en el ecosistema de la Web, sus enlaces, su historial así como el comportamiento post-búsqueda de los usuarios y su opinión respecto al cálculo de relevancia tradicional estrechan el margen de maniobra por el que ciertos profesionales de la optimización para buscadores se han centrado en aprovechar las debilidades de los algoritmos a su favor y abren un nuevo escenario en el que la identificación de los intereses genuinos de la audiencia y la respuesta eficiente por parte de las empresas van a pesar más a la hora de premiar con más visibilidad a aquellas Webs que realmente lo merecen.
· Proactividad e inteligencia de contenidos: precisamente en esta línea, las empresas que demuestren una mayor proactividad en la generación de contenidos serán las que se llevarán el gato al agua. Proactividad alimentada a partir de la identificación de tendencias de la demanda y anticipación de dichos cambios, para generar contenidos que respondan a tendencias de búsquedas futuras antes que la competencia. Las empresas que ocupen los primeros puestos para esas tendencias de búsquedas futuras lograrán una vez y otra la mejor visibilidad en buscadores frente a las que simplemente reaccionan a los cambios las cuales irán siempre "a remolque". No se trata de lo que uno sabe ahora, sino de la velocidad con la que uno es capaz de seguir aprendiendo.
· Inteligencia de análisis de tráfico: centrado, sobre todo, en la identificación de los indicadores clave de rendimiento y la medida y seguimiento de los factores de conversión. ¿Dónde aterrizan mis visitas? ¿a dónde navegan? ¿por qué abandonan el proceso de compra? ¿por qué no se producen más llamadas? ¿cómo puedo aumentar los leads que genera mi Web? Más que medición de tráfico, interpretación de los datos de la analítica Web.
· Límites más estrictos sobre las estragegias SEO tradicionales: los buscadores han aprendido a identificar las técnicas de posicionamiento que se centraban en aprovechar sus debilidades. Las recientes penalizaciones sobre sitios Web que habían participado en la compra y venta de enlaces de texto o que presentaban claros signos de sobre optimización de la relevancia on page indican que en el futuro, todo aquello que no sea -y, además, parezca- totalmente natural a efectos de relevancia, va a disparar las cada vez más sensibles alarmas en los buscadores.
En definitiva, lo que confirman estas tendencias es que los aspectos más fácilmente manipulables: los relacionados con la programación para influir sobre la relevancia on the page, o bien estrategias como el intercambio o la compra de enlaces para influir sobre la relevancia off the page, van a tener cada vez un peso menor en el cálculo de la relevancia por parte de los buscadores, por lo que su efecto sobre el posicionamiento de una Web en los resultados y su visibilidad será menor.
En cambio, los aspectos más difícilmente manipulables como historial de un dominio, contenido original, de calidad y en permanente actualización, una buena reputación corporativa online, un ratio bajo de rebote en las visitas y la capacidad de identificar las demandas, anticiparse a los cambios y generar contenidos para dichas demandas antes que la competencia van a tener un protagonismo mayor en el futuro.
Pasamos de un escenario en donde la distancia entre lo que puede afectar a los buscadores -aspectos relacionados con la programación- y lo que gusta a los usuarios - aspectos relacionados con el marketing- se estrecha, y esta tendencia no va sino a aumentar a corto plazo. De modo que si su objetivo es obtener una ventaja competitiva sostenible, asegúrese de que su Web cumple todos los requisitos de indexabilidad a nivel de código: esto seguirá siendo condición indispensable. Pero a partir de cumplir estos requisitos, céntrese en conocer bien a sus clientes potenciales: quiénenes son, cómo buscan, en qué redes sociales intercambian opiniones, qué les va a interesar dentro de seis meses… Internet es una carrera donde no hay meta: sólo se trata de estar delante el mayor tiempo posible.
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lunes, 12 de enero de 2009
El futuro de la telefonía IP - VoIP
La Telefonía IP tiene varias ventajas, pero obviamente una de las más llamativas es el bajo costo de una llamada. Hoy en día, dos de cada diez llamadas se hacen a través de voz sobre IP en el mundo; y se calcula que en el 2008 se han realizado por Internet ocho de cada 10 llamadas, según la empresa de investigación de mercados Yankee Group. A un ritmo cada vez mayor, las empresas privadas están renovando sus sistemas telefónicos para adoptar una tecnología llamada telefonía IP. La telefonía IP es una gran ventaja tanto para los usuarios individuales como para los usuarios Corporativos. Entre las ventajas que podemos enumerar se encuentra Mayor Eficacia, Bajos Costos, alta confiabilidad, Innovación de Apoyo.
En Latinoamérica es un mercado nuevo puesto que las grandes empresas de Telefonía no contaban aún con este beneficio, debido al crecimiento arrollador de la tecnología. Así las empresas de Telecomunicaciones, han tomado fuerza y han incluido la Telefonía IP, quien experimenta un rápido crecimiento en todo el mundo, aunque enfrenta dos obstáculos desde sus comienzos. El costo inicial de un proyecto de telefonía IP sigue siendo alto, y aunque la inversión se recupere rápidamente, para muchas organizaciones aún es difícil tomar la decisión de destinar importantes recursos para este fin. Aunque el crecimiento de la telefonía IP y las ventas de los proveedores tanto en hardware y software como en teléfonos IP es exponencial, los costos aún no han bajado lo suficiente como para que esta barrera sea superada. El otro obstáculo consiste en que los beneficios de la telefonía IP no son del todo claros para los directivos de las empresas; en este sentido, los proveedores han emprendido un trabajo de ‘evangelización’ que ya empieza a rendir sus frutos.
Palabras claves:
Comunicación: Transmisión y recepción, dinámicas de mensajes, contenidos de ideas. Medio principal para llevar a cabo la interacción entre dos individuos, ya sea través del lenguaje o por otros medios. Es un comportamiento mediante el cual el emisor busca despertar una reacción a través de un mensaje dirigido a un receptor.
Gateways: Puerta de enlace. Conjunto de hardware y software que permite enlazar hosts.
IP: (Internet Protocol) Protocolo de Internet. Es la parte del Protocolo TCP/IP encargada del direccionamiento (identificación del origen y destino).
IT: Plataforma de servicios, basada fundamentalmente en la red mundial de internet y sus componentes de comercio y negocios electrónicos, que ayuda al empresario en sus actividades productivas, le facilita la administración, procesamiento y aprovechamiento de la información, tanto de origen interno como externo. Permite apoyar el área de mercadeo y aprovechar oportunidades para comerciar en la aldea global.
PC: Personal Computer, ordenador personal; nombre (registrado) con que bautizó IBM en 1.981 al que se convertiría en estándar de la informática de usuario; por extensión, cualquier ordenador compatible de otra marca basado en principios similares.
Router: (enrutador o encaminador) es un dispositivo hardware o software de interconexión de redes de ordenadores/computadoras que opera en la capa 3 (nivel de red) del modelo OSI. Este dispositivo interconecta segmentos de red o redes enteras. Hacen pasar paquetes de datos entre redes tomando como base la información de la capa de red.
Software: Son los programas, incluyendo procedimientos, utilidades, sistemas operativos, programas de aplicación y paquetes informáticos, implementados para un sistema informático.
Telefonía IP: Si bien la idea de una red única, que permita la convergencia entre las redes de voz y datos no es nueva, la continua actualización y mejora de los sistemas de transmisión de datos, han hecho posible que un estándar (H.323) definido hace ya algún tiempo, esté empezando a dar sus primeros pasos significativos.
VoIP: Voice over IP. La habilidad de transportar voz, al estilo de la telefonía normal, sobre Internet basado en IP con funcionalidad, confiabilidad y calidad de voz similar a la tecnología POTS.
Wireless: Referido a comunicaciones inalámbricas, en las que no se utiliza un medio de propagación físico, sino la modulación de ondas electromagnéticas, radiaciones o medios ópticos. Estás se propagan por el espacio vacío sin medio físico que comunique cada uno de los extremos de la transmisión.
Wi – Fi: Es un conjunto de estándares para redes inalámbricas basado en las especificaciones IEEE 802.11. Wi-Fi no es un acrónimo de "Wireless Fidelity";
1. INTRODUCCIÓN
Internet es tanto un conjunto de comunidades como un conjunto de tecnologías y su éxito se puede atribuir tanto a la satisfacción de las necesidades básicas de la comunidad como a la utilización de esta comunidad de un modo efectivo para impulsar la infraestructura.
En este siglo la tecnología va en constante crecimiento lo que nos lleva a mantenernos actualizados con todos los avances que la ciencia nos entrega. La Telefonía IP (Protocolo Internet) hasta hace una década era solo un mito, pero ahora se ve como una realidad que promete y gracias a ella el usuario puede hacer llamadas a distintos lugares de la Tierra a bajos costos. Sin embargo, algunas de sus desventajas son la calidad de la comunicación (ecos, interferencias, interrupciones, sonidos de fondo, distorsiones de sonido, etc.), que puede variar según la conexión a Internet y la velocidad de conexión ISP; sólo lo pueden usar aquellas personas que posean una computadora con módem y una línea telefónica; algunos servicios no ofrecen la posibilidad de que el computador reciba una llamada, ni tampoco funcionan a través de un servidor Proxy.
La Telefonía IP es una aplicación inmediata que permite la realización de llamadas telefónicas ordinarias sobre redes IP u otras redes de paquetes utilizando un PC, gateways, y teléfonos estándares. En general, son los servicios de comunicación voz, fax, aplicaciones de mensajes de voz; quienes son transportadas vía redes IP, Internet normalmente, en lugar de ser transportados vía la red telefónica convencional.
Las redes desarrolladas a lo largo de los años para trasmitir las conversaciones vocales, se basan en el concepto de conmutación de circuitos, o sea, la realización de una comunicación requiere el establecimiento de un circuito físico durante el tiempo que dura ésta, lo que significa que los recursos que intervienen en la realización de una llamada no pueden ser utilizados en otra hasta que la primera no finalice, incluso durante los silencios que se suceden dentro de una conversación típica.
De modo, que el cambio fundamental en esta tecnología se produce en la red de transporte; ahora esta tarea es llevada a cabo por una red basada en el protocolo IP, de conmutación de paquetes, en donde se encuentra como ejemplo Internet.
2. HISTORIA
En Latinoamérica se iniciaron hace algunos años las primeras implementaciones de telefonía IP. Se instaló una red convergente (de voz y datos), con tecnología de 3Com. La Telefonía IP conjuga dos mundos históricamente separados: la transmisión de voz y la de datos. Se trata de transportar la voz, previamente convertida a datos, entre dos puntos distintos.
Esto posibilitaría utilizar las redes de datos para efectuar las llamadas telefónicas, y observando un poco más allá, desarrollar una única red que se encargue de cursar todo tipo de comunicación, ya sea vocal o de datos. Es evidente que el hecho de tener una red en vez de dos, es beneficioso para cualquier operador que ofrezca ambos servicios.
Según [1] En Agosto de 2003, la aparición de un pequeño programa revolucionó el mundo de la informática. Skype, una aplicación creada por [2] idearios también de Kazaa, permitía hablar por teléfono y de forma gratuita a través de Internet a todos los usuarios de la red del mundo.
La polémica estaba servida: las legislaciones sobre telecomunicación y transmisión de datos habían quedado, y los gigantes de la telefonía mundial veían peligrar su hasta entonces indiscutible posición de liderazgo.
Skype es un servicio que permite realizar llamadas de alta calidad a través de Internet. Para su funcionamiento se basa en el protocolo VoIP (Voz por Internet), que permite convertir un ordenador personal en un teléfono. El funcionamiento básicamente se encuentra en que hay una comunicación “usuario a usuario” o “P2P” que utiliza programas como Kazaa o emule. Para poder conectarse a Skype sólo se necesita un Computador y una conexión a Internet de banda ancha.
Este programa ofrece la posibilidad de realizar llamadas de un ordenador a otro, de un computador a un teléfono fijo o móvil, conectarse a una PDA, funcionar con redes inalámbricas (Conexiones WiFi), y se encuentra en proyecto una aplicación que permita utilizarlo mientras se viaja en un avión, siempre que las compañías aéreas habiliten la conexión inalámbrica.
3. EVOLUCIÓN
Según [3] En Agosto de 2005, Google lanzó una versión beta de Google Talk, un software de mensajería instantánea y servicio de voz IP que compite directamente con Skype. Su principal innovación frente a este último es que usa un protocolo abierto para la comunicación, lo que permite a los usuarios crear mejoras para el programa.
Sin embargo, a día de hoy, este software cuenta con el gran inconveniente de que sólo se puede ejecutar desde Windows 2000/Xp/2003, lo que limita su utilización entre los usuarios de Computadores. En Septiembre del 2005, Microsoft anunció la compra de Teleo, una pequeña empresa de San Francisco que dedicaba su negocio a la telefonía por Internet.
El vacío legal que todavía hay sobre las nuevas tecnologías la información impide calibrar cómo evolucionarán nuevas formas de comunicación como las que proponen Skype, GoogleTalk o Teleo. Las compañías telefónicas tampoco se están quedando atrás. Si bien son conscientes aprovechando el mayor uso que se está dando a la banda ancha para desarrollar nuevos software. Además están ofertando tarifas muy bajas en llamadas internacionales para lograr su cuota de mercado.
El mundo esta a la espera de que Microsoft dé el siguiente paso, que posiblemente tenga que ver con la reducción de las tarifas de las llamadas entre ordenador y teléfonos fijos, para quitar clientes a Skype. “El que tenga el liderato en estos primeros años de la VoIP tendrá una privilegiada posición de cara al futuro”, aseguran algunas fuentes del sector.
4. ¿CÓMO SE APLICA ACTUALMENTE?
En una llamada Telefónica normal, la central telefónica establece una conexión permanente entre ambos interlocutores, conexión que se utiliza para llevar las señales de voz.
En una llamada por Internet los pasos básicos que tienen lugar en una llamada son: conversión de la señal de voz analógica a formato digital y compresión de la señal a protocolo de Internet (IP) para su transmisión. En recepción se realiza el proceso inverso para poder recuperar de nuevo la señal de voz analógica.
Cuando hacemos una llamada telefónica por IP, nuestra voz se digitaliza, se comprime y se envía en paquetes de datos IP. Estos paquetes se envían a través de Internet a la persona con la que estamos hablando. Cuando alcanzan su destino, son ensamblados de nuevo, descomprimidos y convertidos en la señal de voz original.
Tipos de llamadas por Internet:
1. PC a PC, que por lo general son gratuitas.
2. PC a Teléfono, gratis en algunas ocasiones, depende del destino.
3. Teléfono a Teléfono, muy económicas.
Algunas de las empresas internacionales que ofrecen este servicio, lo realizan mediante un "Router" que se conecta a Internet y que además da salida a un cable igual al telefónico que permite conectar a un teléfono convencional, lo que permite realizar las llamadas directamente y sin utilizar un computador. Aunque la telefonía IP no es nueva, ha sido el aumento del número de personas que la utilizan lo que ha permitido que se popularice. COLT[1] ha desarrollado en colaboración con Avaya[2] un nuevo servicio gestionado de telefonía IP para empresas, basada en la tecnología IP PBX, que se encuadra dentro de su familia de soluciones VoIP (IP Voice). Se trata de una solución escalable que da servicio a empresas desde 20 a 1.000 usuarios y con la cual el cliente puede optar por externalizar su central IP PBX en el Centro de Datos (Data Center) de COLT, al igual que ya podía hacer con su plataforma de Tecnología de Información (Information Techonology, IT). Cisco Systems, ETB, entre otras empresas se encuentran involucradas con la telefonía IP.
5. ¿CÓMO FUNCIONA?
Para usar Telefonía IP hay una serie de requerimientos tanto físicos (Hardware), como lógicos (Software).
Los requerimientos físicos mínimos que se necesitan para una aplicación de Telefonía IP son:
1. Computadora : a partir de Pentium II 400 - Memoria : + 64MB RAM - Sistema Operativo: Windows 98, 2000 y XP.
2. Conectividad a Internet: vía fibra (10BASE-T) o Wireless banda ancha (802.11b).
3. Tarjeta de Sonido: 16-bit sound card (SoundBlaster o equivalente)
4. Parlantes y Micrófonos: imprescindibles. Se recomienda contar con auriculares para evitar eco en la línea.
Pasos para hacer una llamada IP:
5.1 Conexión de Banda Ancha:
Lo primero que necesita para utilizar el servicio de Telefonía IP es una conexión rápida a Internet de banda ancha tal como DSL, cable módem, fibra óptica y otros servicios similares disponibles en el mercado, con una velocidad mínima de 128 Kbps.
5.2 Adaptador Telefónico Multimedia MTA
El adaptador telefónico, permite conectar un teléfono básico de tonos (fijo o inalámbrico) a la red de Internet y así realizar llamadas a cualquier lugar del mundo. Esta opción es recomendable por su economía.
5.2.1 Teléfono IP Cisco Serie 79 XX
Esta opción, integra los componentes de un teléfono básico, con la tecnología necesaria para acceder directamente a la red de Internet mediante una conexión de banda ancha. Puede elegir cualquiera de estas opciones, y ambas se pueden adquirir directamente en la página.
5.3. Inscripción a un servicio de Telefonía IP
Al inscribirse en el servicio de telefonía IP, usted podrá realizar llamadas a cualquier destino del mundo, utilizando su conexión de banda ancha y disfrutando de tarifas hasta un 50% más económicas que con su operador telefónico local.
5.4 Disfrute de un Servicio Exclusivo
Ingrese al mundo de la Telefonía IP y recibirá una cuenta de acceso que le permitirá:
· Consultar sus registros de llamadas en todo momento vía Web.
· Realizar llamadas a cualquier destino a precios muy económicos.
· Comunicarse con otros suscriptores de la Red sin costo alguno.
· Contar con un soporte técnico especializado.
6. EL FUTURO
Según Los más optimistas defensores de la telefonía IP afirman que en tres años ya será el medio de comunicación dominante en las empresas, mientras que algunos calculan que esa etapa llegará en unos ocho años. Pero un estudio de Gartner publicado el año pasado señala que las ventas de PBX tradicionales ya fueron superadas por PBX habilitados con IP (híbridos) y por PBX IP (puros). Hoy el liderazgo en ventas es el de PBX híbridos, pero según las proyecciones de la consultora, hacia el 2007/08 el PBX IP puro será el predominante en el mercado latinoamericano.
En los países desarrollados este hecho se dará un poco antes.
Hoy ya es posible que una empresa maneje sus comunicaciones nacionales internamente: por medio de su red privada y de la telefonía IP los empleados de diferentes oficinas y distintas ciudades se pueden comunicar telefónicamente entre sí, sin necesitar los servicios de un operador de larga distancia.
Por otro lado, el futuro de la telefonía IP también se pinta sin cables. El auge de las redes locales con tecnología Wi-Fi ha dado paso a la telefonía IP inalámbrica. Hoy, algunos proveedores ya tienen equipos y aplicaciones que permiten a los usuarios disfrutar de las ventajas de la telefonía IP con la mayor movilidad que brinda Wi-Fi.
Algunos sectores, como educación, salud, distribución y manufactura, fueron los primeros en adoptar las redes inalámbricas, pues sus trabajadores necesitan movilizarse mucho más que el empleado de oficina promedio. En estos sectores la telefonía IP inalámbrica aumenta las ventajas de las aplicaciones que ya se usan sobre Wi-Fi, en especial una mayor rapidez de respuestas a las demandas de su trabajo.
Finalmente, los proveedores esperan que, cuando la telefonía IP esté presente en todo tipo de organizaciones, sus beneficios lleguen también al hogar.
Contrario a lo que podría pensarse, la telefonía IP no solo trae beneficios a grandes compañías. Fabricantes como Cisco, 3Com y Alcatel tienen una oferta accesible para empresas de menor tamaño. El gerente de cuentas corporativas de 3Com, señala que “las soluciones de 3Com están diseñadas para cubrir tanto las necesidades de empresas pequeñas con pocos usuarios, como las de compañías corporativas con redes distribuidas que requieran más de 50.000 usuarios”.
Para el gerente de Comunicaciones IP de Cisco en la región Américas Internacional, una empresa de 50 o 100 usuarios ya puede pensar en la telefonía IP, o incluso compañías con menos de diez usuarios que tengan altísimos requerimientos telefónicos, de larga distancia entres sus oficinas y de movilidad de sus empleados.
El gerente de soluciones de voz para Latinoamérica de Alcatel, coincide: “Actualmente, no sólo las grandes empresas, sino también las pequeñas y medianas, necesitan comunicaciones integrales y avanzadas para competir, crecer, aumentar la productividad de sus empleados y brindar un mejor trato a los clientes”.
Algunas de las Aplicaciones que se usa frecuentemente para comunicación en telefonía IP en donde la voz o telefonía por Internet es un servicio que permite a cualquier persona hacer y recibir llamadas telefónicas utilizando una conexión a Internet en lugar de la telefonía pública tradicional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Los consumidores pueden beneficiarse de costos más bajos, de una opción más amplia y de los servicios más innovadores hechos posibles por la telefonía IP. Sin embargo, es esencial asegurarse de que la regulación no obstaculice inadvertidamente o intencionalmente este proceso. En el entorno de mercados emergentes la regulación debe garantizar la competencia leal entre los actores, ya sean fijos o móviles de frente a la irrupción del fenómeno IP. Si las compañía multinacionales (MNC) pueden obtener los beneficios al implementar el IP y la VoIP entonces es necesario que tengan la suficiente certeza reguladora para proceder por lo menos dentro de límites claros.
En un ambiente corporativo, será más fácil asegurar conformidad con obligaciones específicas tales como llamadas a los servicios de emergencia y a las obligaciones de aislamiento. Hay claramente una necesidad de datos exactos sobre el régimen regulador en cada país. Idealmente, esto debe estar en una forma estándar para facilitar el uso social y asistencial. Hay también una necesidad de una declaración de la mejor práctica para la regulación de la Telefonía IP.
En Latinoamérica es un mercado nuevo puesto que las grandes empresas de Telefonía no contaban aún con este beneficio, debido al crecimiento arrollador de la tecnología. Así las empresas de Telecomunicaciones, han tomado fuerza y han incluido la Telefonía IP, quien experimenta un rápido crecimiento en todo el mundo, aunque enfrenta dos obstáculos desde sus comienzos. El costo inicial de un proyecto de telefonía IP sigue siendo alto, y aunque la inversión se recupere rápidamente, para muchas organizaciones aún es difícil tomar la decisión de destinar importantes recursos para este fin. Aunque el crecimiento de la telefonía IP y las ventas de los proveedores tanto en hardware y software como en teléfonos IP es exponencial, los costos aún no han bajado lo suficiente como para que esta barrera sea superada. El otro obstáculo consiste en que los beneficios de la telefonía IP no son del todo claros para los directivos de las empresas; en este sentido, los proveedores han emprendido un trabajo de ‘evangelización’ que ya empieza a rendir sus frutos.
Palabras claves:
Comunicación: Transmisión y recepción, dinámicas de mensajes, contenidos de ideas. Medio principal para llevar a cabo la interacción entre dos individuos, ya sea través del lenguaje o por otros medios. Es un comportamiento mediante el cual el emisor busca despertar una reacción a través de un mensaje dirigido a un receptor.
Gateways: Puerta de enlace. Conjunto de hardware y software que permite enlazar hosts.
IP: (Internet Protocol) Protocolo de Internet. Es la parte del Protocolo TCP/IP encargada del direccionamiento (identificación del origen y destino).
IT: Plataforma de servicios, basada fundamentalmente en la red mundial de internet y sus componentes de comercio y negocios electrónicos, que ayuda al empresario en sus actividades productivas, le facilita la administración, procesamiento y aprovechamiento de la información, tanto de origen interno como externo. Permite apoyar el área de mercadeo y aprovechar oportunidades para comerciar en la aldea global.
PC: Personal Computer, ordenador personal; nombre (registrado) con que bautizó IBM en 1.981 al que se convertiría en estándar de la informática de usuario; por extensión, cualquier ordenador compatible de otra marca basado en principios similares.
Router: (enrutador o encaminador) es un dispositivo hardware o software de interconexión de redes de ordenadores/computadoras que opera en la capa 3 (nivel de red) del modelo OSI. Este dispositivo interconecta segmentos de red o redes enteras. Hacen pasar paquetes de datos entre redes tomando como base la información de la capa de red.
Software: Son los programas, incluyendo procedimientos, utilidades, sistemas operativos, programas de aplicación y paquetes informáticos, implementados para un sistema informático.
Telefonía IP: Si bien la idea de una red única, que permita la convergencia entre las redes de voz y datos no es nueva, la continua actualización y mejora de los sistemas de transmisión de datos, han hecho posible que un estándar (H.323) definido hace ya algún tiempo, esté empezando a dar sus primeros pasos significativos.
VoIP: Voice over IP. La habilidad de transportar voz, al estilo de la telefonía normal, sobre Internet basado en IP con funcionalidad, confiabilidad y calidad de voz similar a la tecnología POTS.
Wireless: Referido a comunicaciones inalámbricas, en las que no se utiliza un medio de propagación físico, sino la modulación de ondas electromagnéticas, radiaciones o medios ópticos. Estás se propagan por el espacio vacío sin medio físico que comunique cada uno de los extremos de la transmisión.
Wi – Fi: Es un conjunto de estándares para redes inalámbricas basado en las especificaciones IEEE 802.11. Wi-Fi no es un acrónimo de "Wireless Fidelity";
1. INTRODUCCIÓN
Internet es tanto un conjunto de comunidades como un conjunto de tecnologías y su éxito se puede atribuir tanto a la satisfacción de las necesidades básicas de la comunidad como a la utilización de esta comunidad de un modo efectivo para impulsar la infraestructura.
En este siglo la tecnología va en constante crecimiento lo que nos lleva a mantenernos actualizados con todos los avances que la ciencia nos entrega. La Telefonía IP (Protocolo Internet) hasta hace una década era solo un mito, pero ahora se ve como una realidad que promete y gracias a ella el usuario puede hacer llamadas a distintos lugares de la Tierra a bajos costos. Sin embargo, algunas de sus desventajas son la calidad de la comunicación (ecos, interferencias, interrupciones, sonidos de fondo, distorsiones de sonido, etc.), que puede variar según la conexión a Internet y la velocidad de conexión ISP; sólo lo pueden usar aquellas personas que posean una computadora con módem y una línea telefónica; algunos servicios no ofrecen la posibilidad de que el computador reciba una llamada, ni tampoco funcionan a través de un servidor Proxy.
La Telefonía IP es una aplicación inmediata que permite la realización de llamadas telefónicas ordinarias sobre redes IP u otras redes de paquetes utilizando un PC, gateways, y teléfonos estándares. En general, son los servicios de comunicación voz, fax, aplicaciones de mensajes de voz; quienes son transportadas vía redes IP, Internet normalmente, en lugar de ser transportados vía la red telefónica convencional.
Las redes desarrolladas a lo largo de los años para trasmitir las conversaciones vocales, se basan en el concepto de conmutación de circuitos, o sea, la realización de una comunicación requiere el establecimiento de un circuito físico durante el tiempo que dura ésta, lo que significa que los recursos que intervienen en la realización de una llamada no pueden ser utilizados en otra hasta que la primera no finalice, incluso durante los silencios que se suceden dentro de una conversación típica.
De modo, que el cambio fundamental en esta tecnología se produce en la red de transporte; ahora esta tarea es llevada a cabo por una red basada en el protocolo IP, de conmutación de paquetes, en donde se encuentra como ejemplo Internet.
2. HISTORIA
En Latinoamérica se iniciaron hace algunos años las primeras implementaciones de telefonía IP. Se instaló una red convergente (de voz y datos), con tecnología de 3Com. La Telefonía IP conjuga dos mundos históricamente separados: la transmisión de voz y la de datos. Se trata de transportar la voz, previamente convertida a datos, entre dos puntos distintos.
Esto posibilitaría utilizar las redes de datos para efectuar las llamadas telefónicas, y observando un poco más allá, desarrollar una única red que se encargue de cursar todo tipo de comunicación, ya sea vocal o de datos. Es evidente que el hecho de tener una red en vez de dos, es beneficioso para cualquier operador que ofrezca ambos servicios.
Según [1] En Agosto de 2003, la aparición de un pequeño programa revolucionó el mundo de la informática. Skype, una aplicación creada por [2] idearios también de Kazaa, permitía hablar por teléfono y de forma gratuita a través de Internet a todos los usuarios de la red del mundo.
La polémica estaba servida: las legislaciones sobre telecomunicación y transmisión de datos habían quedado, y los gigantes de la telefonía mundial veían peligrar su hasta entonces indiscutible posición de liderazgo.
Skype es un servicio que permite realizar llamadas de alta calidad a través de Internet. Para su funcionamiento se basa en el protocolo VoIP (Voz por Internet), que permite convertir un ordenador personal en un teléfono. El funcionamiento básicamente se encuentra en que hay una comunicación “usuario a usuario” o “P2P” que utiliza programas como Kazaa o emule. Para poder conectarse a Skype sólo se necesita un Computador y una conexión a Internet de banda ancha.
Este programa ofrece la posibilidad de realizar llamadas de un ordenador a otro, de un computador a un teléfono fijo o móvil, conectarse a una PDA, funcionar con redes inalámbricas (Conexiones WiFi), y se encuentra en proyecto una aplicación que permita utilizarlo mientras se viaja en un avión, siempre que las compañías aéreas habiliten la conexión inalámbrica.
3. EVOLUCIÓN
Según [3] En Agosto de 2005, Google lanzó una versión beta de Google Talk, un software de mensajería instantánea y servicio de voz IP que compite directamente con Skype. Su principal innovación frente a este último es que usa un protocolo abierto para la comunicación, lo que permite a los usuarios crear mejoras para el programa.
Sin embargo, a día de hoy, este software cuenta con el gran inconveniente de que sólo se puede ejecutar desde Windows 2000/Xp/2003, lo que limita su utilización entre los usuarios de Computadores. En Septiembre del 2005, Microsoft anunció la compra de Teleo, una pequeña empresa de San Francisco que dedicaba su negocio a la telefonía por Internet.
El vacío legal que todavía hay sobre las nuevas tecnologías la información impide calibrar cómo evolucionarán nuevas formas de comunicación como las que proponen Skype, GoogleTalk o Teleo. Las compañías telefónicas tampoco se están quedando atrás. Si bien son conscientes aprovechando el mayor uso que se está dando a la banda ancha para desarrollar nuevos software. Además están ofertando tarifas muy bajas en llamadas internacionales para lograr su cuota de mercado.
El mundo esta a la espera de que Microsoft dé el siguiente paso, que posiblemente tenga que ver con la reducción de las tarifas de las llamadas entre ordenador y teléfonos fijos, para quitar clientes a Skype. “El que tenga el liderato en estos primeros años de la VoIP tendrá una privilegiada posición de cara al futuro”, aseguran algunas fuentes del sector.
4. ¿CÓMO SE APLICA ACTUALMENTE?
En una llamada Telefónica normal, la central telefónica establece una conexión permanente entre ambos interlocutores, conexión que se utiliza para llevar las señales de voz.
En una llamada por Internet los pasos básicos que tienen lugar en una llamada son: conversión de la señal de voz analógica a formato digital y compresión de la señal a protocolo de Internet (IP) para su transmisión. En recepción se realiza el proceso inverso para poder recuperar de nuevo la señal de voz analógica.
Cuando hacemos una llamada telefónica por IP, nuestra voz se digitaliza, se comprime y se envía en paquetes de datos IP. Estos paquetes se envían a través de Internet a la persona con la que estamos hablando. Cuando alcanzan su destino, son ensamblados de nuevo, descomprimidos y convertidos en la señal de voz original.
Tipos de llamadas por Internet:
1. PC a PC, que por lo general son gratuitas.
2. PC a Teléfono, gratis en algunas ocasiones, depende del destino.
3. Teléfono a Teléfono, muy económicas.
Algunas de las empresas internacionales que ofrecen este servicio, lo realizan mediante un "Router" que se conecta a Internet y que además da salida a un cable igual al telefónico que permite conectar a un teléfono convencional, lo que permite realizar las llamadas directamente y sin utilizar un computador. Aunque la telefonía IP no es nueva, ha sido el aumento del número de personas que la utilizan lo que ha permitido que se popularice. COLT[1] ha desarrollado en colaboración con Avaya[2] un nuevo servicio gestionado de telefonía IP para empresas, basada en la tecnología IP PBX, que se encuadra dentro de su familia de soluciones VoIP (IP Voice). Se trata de una solución escalable que da servicio a empresas desde 20 a 1.000 usuarios y con la cual el cliente puede optar por externalizar su central IP PBX en el Centro de Datos (Data Center) de COLT, al igual que ya podía hacer con su plataforma de Tecnología de Información (Information Techonology, IT). Cisco Systems, ETB, entre otras empresas se encuentran involucradas con la telefonía IP.
5. ¿CÓMO FUNCIONA?
Para usar Telefonía IP hay una serie de requerimientos tanto físicos (Hardware), como lógicos (Software).
Los requerimientos físicos mínimos que se necesitan para una aplicación de Telefonía IP son:
1. Computadora : a partir de Pentium II 400 - Memoria : + 64MB RAM - Sistema Operativo: Windows 98, 2000 y XP.
2. Conectividad a Internet: vía fibra (10BASE-T) o Wireless banda ancha (802.11b).
3. Tarjeta de Sonido: 16-bit sound card (SoundBlaster o equivalente)
4. Parlantes y Micrófonos: imprescindibles. Se recomienda contar con auriculares para evitar eco en la línea.
Pasos para hacer una llamada IP:
5.1 Conexión de Banda Ancha:
Lo primero que necesita para utilizar el servicio de Telefonía IP es una conexión rápida a Internet de banda ancha tal como DSL, cable módem, fibra óptica y otros servicios similares disponibles en el mercado, con una velocidad mínima de 128 Kbps.
5.2 Adaptador Telefónico Multimedia MTA
El adaptador telefónico, permite conectar un teléfono básico de tonos (fijo o inalámbrico) a la red de Internet y así realizar llamadas a cualquier lugar del mundo. Esta opción es recomendable por su economía.
5.2.1 Teléfono IP Cisco Serie 79 XX
Esta opción, integra los componentes de un teléfono básico, con la tecnología necesaria para acceder directamente a la red de Internet mediante una conexión de banda ancha. Puede elegir cualquiera de estas opciones, y ambas se pueden adquirir directamente en la página.
5.3. Inscripción a un servicio de Telefonía IP
Al inscribirse en el servicio de telefonía IP, usted podrá realizar llamadas a cualquier destino del mundo, utilizando su conexión de banda ancha y disfrutando de tarifas hasta un 50% más económicas que con su operador telefónico local.
5.4 Disfrute de un Servicio Exclusivo
Ingrese al mundo de la Telefonía IP y recibirá una cuenta de acceso que le permitirá:
· Consultar sus registros de llamadas en todo momento vía Web.
· Realizar llamadas a cualquier destino a precios muy económicos.
· Comunicarse con otros suscriptores de la Red sin costo alguno.
· Contar con un soporte técnico especializado.
6. EL FUTURO
Según Los más optimistas defensores de la telefonía IP afirman que en tres años ya será el medio de comunicación dominante en las empresas, mientras que algunos calculan que esa etapa llegará en unos ocho años. Pero un estudio de Gartner publicado el año pasado señala que las ventas de PBX tradicionales ya fueron superadas por PBX habilitados con IP (híbridos) y por PBX IP (puros). Hoy el liderazgo en ventas es el de PBX híbridos, pero según las proyecciones de la consultora, hacia el 2007/08 el PBX IP puro será el predominante en el mercado latinoamericano.
En los países desarrollados este hecho se dará un poco antes.
Hoy ya es posible que una empresa maneje sus comunicaciones nacionales internamente: por medio de su red privada y de la telefonía IP los empleados de diferentes oficinas y distintas ciudades se pueden comunicar telefónicamente entre sí, sin necesitar los servicios de un operador de larga distancia.
Por otro lado, el futuro de la telefonía IP también se pinta sin cables. El auge de las redes locales con tecnología Wi-Fi ha dado paso a la telefonía IP inalámbrica. Hoy, algunos proveedores ya tienen equipos y aplicaciones que permiten a los usuarios disfrutar de las ventajas de la telefonía IP con la mayor movilidad que brinda Wi-Fi.
Algunos sectores, como educación, salud, distribución y manufactura, fueron los primeros en adoptar las redes inalámbricas, pues sus trabajadores necesitan movilizarse mucho más que el empleado de oficina promedio. En estos sectores la telefonía IP inalámbrica aumenta las ventajas de las aplicaciones que ya se usan sobre Wi-Fi, en especial una mayor rapidez de respuestas a las demandas de su trabajo.
Finalmente, los proveedores esperan que, cuando la telefonía IP esté presente en todo tipo de organizaciones, sus beneficios lleguen también al hogar.
Contrario a lo que podría pensarse, la telefonía IP no solo trae beneficios a grandes compañías. Fabricantes como Cisco, 3Com y Alcatel tienen una oferta accesible para empresas de menor tamaño. El gerente de cuentas corporativas de 3Com, señala que “las soluciones de 3Com están diseñadas para cubrir tanto las necesidades de empresas pequeñas con pocos usuarios, como las de compañías corporativas con redes distribuidas que requieran más de 50.000 usuarios”.
Para el gerente de Comunicaciones IP de Cisco en la región Américas Internacional, una empresa de 50 o 100 usuarios ya puede pensar en la telefonía IP, o incluso compañías con menos de diez usuarios que tengan altísimos requerimientos telefónicos, de larga distancia entres sus oficinas y de movilidad de sus empleados.
El gerente de soluciones de voz para Latinoamérica de Alcatel, coincide: “Actualmente, no sólo las grandes empresas, sino también las pequeñas y medianas, necesitan comunicaciones integrales y avanzadas para competir, crecer, aumentar la productividad de sus empleados y brindar un mejor trato a los clientes”.
Algunas de las Aplicaciones que se usa frecuentemente para comunicación en telefonía IP en donde la voz o telefonía por Internet es un servicio que permite a cualquier persona hacer y recibir llamadas telefónicas utilizando una conexión a Internet en lugar de la telefonía pública tradicional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Los consumidores pueden beneficiarse de costos más bajos, de una opción más amplia y de los servicios más innovadores hechos posibles por la telefonía IP. Sin embargo, es esencial asegurarse de que la regulación no obstaculice inadvertidamente o intencionalmente este proceso. En el entorno de mercados emergentes la regulación debe garantizar la competencia leal entre los actores, ya sean fijos o móviles de frente a la irrupción del fenómeno IP. Si las compañía multinacionales (MNC) pueden obtener los beneficios al implementar el IP y la VoIP entonces es necesario que tengan la suficiente certeza reguladora para proceder por lo menos dentro de límites claros.
En un ambiente corporativo, será más fácil asegurar conformidad con obligaciones específicas tales como llamadas a los servicios de emergencia y a las obligaciones de aislamiento. Hay claramente una necesidad de datos exactos sobre el régimen regulador en cada país. Idealmente, esto debe estar en una forma estándar para facilitar el uso social y asistencial. Hay también una necesidad de una declaración de la mejor práctica para la regulación de la Telefonía IP.
PLANEACIÓN DE CENTROS DE INFORMÁTICA.
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".
Aplicación de los niveles de planeación.
3.1 Planeación
"Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados".
Razones por las cuales es importante la planeación
· Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
· Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
· Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
· Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
· Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
· Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
· Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
· Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
· Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
· Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
· Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
· Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
· Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
Ventajas de la planeación
Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.
Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.
Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.
Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.
Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
3.1.1 Planeación estratégica.
La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo. Es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones. Refuerza el pensamiento de los directivos hacia el largo plazo más que a la reacción ante los problemas en el corto plazo.
Proceso mediante el cual los ejecutivos diseñan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Se desarrolla dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos empleados al logro de un objetivo especifico.
Características:
· Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.
· Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
· Establece un marco de referencia general para toda la organización.
· Se maneja información fundamentalmente externa.
· Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
· Normalmente cubre amplios períodos.
· No define lineamientos detallados.
· Su parámetro principal es la efectividad.
Importancia
La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo.
La planeación estratégica es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones y que se considera como un conocimiento indispensable en la capacitación de funcionarios de la seguridad social.
La Planeación Estratégica permite adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de operación. Se trata de diseñar el futuro, la imagen objetivo, que sus directivos desean para la misma. En el proceso de planeación se detectan oportunidades, ventajas competitivas, riesgos y debilidades vigentes de la empresa en un horizonte de análisis. Como resultado de esto se elabora un documento que contiene las líneas de acción que permitirán a la empresa consolidar una posición en su ambiente de desarrollo.
Beneficios
· Visión de largo plazo.
· Claridad estratégica.
· Sinergia y optimización de recursos.
· Trabajo en equipo.
· Satisfacción de la comunidad.
Ventajas
· La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al administrador dar soluciones oportunas.
· Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.
· Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.
Desventajas
· La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo, personal y dinero.
· Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.
· La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se favorece siguiendo unos marcos básicos.
3.1.2 Planeación táctica.
Hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas establecidas.
La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado.
También conocida como media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactiva con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar.
La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la planeación intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.
El nivel táctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.
Una planeación táctica trata de la selección de los medios por los cuales han de perseguirse objetivos específicos. Estos objetivos, en general, los fija normal- mente un nivel directivo en la empresa.
La Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles medios en la jerarquía.
La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de objetivos dados y específicos.
La planeación táctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.
La plantación táctica parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de la empresa.
Partes de la Planeación Táctica
Objetivos.- Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización.
Políticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones.
Procedimientos.- Es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización.
Reglas.- Son guías de acción, más que para el pensamiento.
Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.
Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto.
Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.
Características fundamentales:
Establece los canales o rutas por donde se desarrollarán las acciones.
Define lo elementos clave o componentes críticos de éxito para el seguimiento.
Establece hasta dónde se va ha llegar dentro de una línea de tiempo.
3.1.3 Planeación operativa.
Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento:
Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la informática, por lo general es el encargado de administrar los centros de cómputo.
Lic. En sistemas de cómputo: Persona con conocimientos informáticos enfocados al área de la administración.
Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red.
Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista.
Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del centro de cómputo.
Capturita de datos: Responsable de alimentar la información al sistema de cómputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de cálculo, bases de datos y paquetería en general.
Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas.
Realiza una microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla la forma en que las metas se cumplirán en su totalidad.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionistas típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y técnicas computacionales, se preocupa del por qué hacer y cómo hacer, orientándose a la optimización y maximización de resultados. Su alcance es inmediato y local, distinguiéndose por definir las tareas operacionales y su problema básico es la eficiencia.
Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están relacionados con métodos se denominan procedimientos.
Realmente planificar operativamente significa, convertir una idea en realidad, o el propósito de una acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles.
Características:
Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.
Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.
Trata con actividades normalmente programables.
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
Normalmente cubre períodos reducidos.
Su parámetro principal es la eficiencia.
3.1.4 Planeación de recursos.
En esta etapa de la planeación el jefe, encargado ó administrador del centro de cómputo, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento.
La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:
Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.
Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.
3.1.5 Planeación de personal.
Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeación de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. El proceso de planeación de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, planes y programas, evaluación.
Responde a cambios o reducciones internas de personal así como las rápidas y cambiantes influencias de la sociedad incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de trabajo, legislación laboral. Por tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio.
En esta etapa de la planeación, el administrador de centros de cómputo debe seleccionar al personal que se requiere para la operación del centro de sistemas de acuerdo con su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito laboral.
Una de las partes más importantes dentro de la planeación de la auditoría en informática es el personal que deberá participar y sus características.
Unos de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervenga esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cuál se le exija la optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo.
Con estas bases se debe considerar las características de conocimientos, práctica profesional y capacitación que debe tener el personal que intervendrá en la auditoría. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organización, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditoría, proporcionar toda la información que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas.
Este es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta dirección, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cuál estén presentes una o varias personas del área a auditoría es casi imposible obtener información en el momento y con las características deseadas.
También se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se solicite información o bien se efectúe alguna entrevista de comprobación de hipótesis, nos proporcionen aquello que se está solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no sólo el punto de vista de la dirección de información, sino también el del usuario del sistema.
Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoría se deben tener personas con las siguientes características:
Técnico en informática
Experiencia en el área de informática
Experiencia en operación y análisis de sistemas
Conocimientos de sistemas más importantes
En caso de sistemas complejos se deberá contar con personal con conocimientos y experiencia en áreas específicas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona tenga los conocimientos y experiencias señaladas, pero si debe intervenir una o varias personas con las características apuntadas.
Importancia
A través de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.
Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles cuando se necesiten.
Debe indicar una acción a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de fracaso.
Las organizaciones realizan una planeación de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y productividad por un largo período.
3.1.6 Planeación de infraestructura física.
La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc.
Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:
Local físico.- Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.
Espacio y movilidad.- Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.
Iluminación.- El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.
Tratamiento acústico.- Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.
Seguridad física del local.- Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.
Suministro eléctrico.- El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).
Los principales requisitos de un centro de sistemas son:
Conexión a tierra física
No Break (Baterías o pilas)
Reguladores de corriente
Aire acondicionado
Extinguidores
Mobiliario
Etc.
3.1.7 Planeación de infraestructura tecnológica.
Los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a:
La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizará la empresa, la manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al cual pretende llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sistemas, y aspectos similares.
La dirección tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y software de base. En general lo habitual es que se decida la ejecución de cierto tipo de aplicaciones utilizando una línea de hardware y software, y otra en otro tipo de aplicaciones. Los tipos de aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Análisis de Datos, Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimática, Editoración Electrónica, Inteligencia Artificial, etc.
Las estrategias de migración: La constante evolución tecnológica exige cada vez más frecuentes procesos de migración desde las plataformas anteriores a las nuevas. Las estrategias de migración se refieren a la determinación de que sistemas serán migrados, hacia qué tipos de plataforma, en qué momento, y de qué manera.
El Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere principalmente a un mayor grado de detalle en la definición de estos tres aspectos. Mientras los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren a la tecnología de manera conceptual, el Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere a la misma de manera más precisa, y puede llegar a especificar fabricantes, marcas, y normas específicas.
El Plan de Infraestructura Tecnológica debe contemplar siempre aspectos de contingencia tales como:
Redundancia: Las aplicaciones críticas que requieren niveles de servicio que no aceptan interrupciones (como varias de las aplicaciones del sistema financiero), requieren de la previsión de situaciones de contingencia tales como la falla del procesador central, la falla del disco donde reside el sistema operativo, falla de memoria central, etc., las cuales tienen soluciones tecnológicas con la introducción de hardware redundante (tolerable a fallas) y el software apropiado.
Flexibilidad: Se refiere a la posibilidad de utilizar equipos y componentes diversos de diversas maneras, a fin de solucionar situaciones de contingencia con la aplicación de ellos en los requerimientos prioritarios, en substitución de aquellos que hayan quedado fuera de servicio, a fin de cumplir con los niveles de servicio establecidos.
Adecuación: Las situaciones contingentes pueden afectar de diversas maneras al software y hardware, por tanto deberían preverse diversas maneras en que se podrían adecuar los procesos en caso de que cualquiera de dichas situaciones se presente. Por ejemplo, en caso de que sea imposible procesar los datos con el equipo computacional de la empresa, debería ser posible efectuar las adecuaciones necesarias en un tiempo mínimo para que puedan ser procesados en otros equipos, de empresas con las cuales se tenga un convenio vigente.
Adaptabilidad evolutiva del Plan: El Plan de Contingencia que forma parte del Plan de Infraestructura Tecnológica debe estar en constante revisión y evolución, puesto que ello llevará a soluciones de mayor calidad, es decir que permitan sobrellevar de mejor manera las situaciones de contingencia, lo cual posibilita mejores niveles de servicio en estos casos, y en consecuencia acarrea costos menores.
3.2 Evaluación financiera.
La evaluación financiera es aquella que toma en consideración la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera.
En este apartado se debe explicar el monto y origen de los recursos económicos y financieros con que se cuenta para llevar a cabo el proyecto, debiendo incluir los aspectos siguientes:
1. Origen y monto del capital.- Para tal efecto se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado con que iniciará la entidad, así como la descripción y documentación que compruebe el origen y legitimidad de los fondos.
2. Políticas, metodología y supuestos.- Se describirán las políticas, metodología y supuestos que se utilizarán para el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado financiero en particular y la economía en general, sobre los aspectos siguientes:
a) De captación;
b) De colocación; y,
c) De administración.
3. Proyecciones financieras.- Deberá elaborarse proyecciones financieras que comprendan un período no menor de 5 años de operación, presentando la información siguiente:
a) Supuestos para cada año de las proyecciones financieras;
b) Balance general;
c) Estado de resultados;
d) Flujo de efectivo;
e) Punto de equilibrio;
f) Estado de posición patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley de Bancos y Grupos Financieros; y,
g) Proyección de la posición de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d, deberán detallarse los presupuestos que sustenten las cifras que se consignen.
4. Cálculo de indicadores financieros.- Entre los aspectos a evaluar se encuentran:
a) Tasa de retorno mínima esperada;
b) Análisis de rentabilidad;
c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada;
d) Tasa interna de retorno del proyecto; y,
e) Análisis de sensibilidad.
El análisis de sensibilidad del proyecto deberá considerar factores endógenos y exógenos que puedan afectar el proyecto, planteando los escenarios pesimista, normal y optimista.
3.2.1 Estudio técnico.
Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación de la entidad en formación, especificándose lo siguiente:
1. Organización empresarial.- Se describirá la organización interna de la institución, así como los distintos órganos de administración, especificando número de personal, experiencia, nivel académico y ubicación dentro de la organización.
2. Localización y descripción.- Probable ubicación geográfica de la oficina central y de las agencias, así como explicación técnica de dicha decisión.
3. Sistemas de información.- Descripción de los sistemas contables, administrativos, de comunicación y de monitoreo de riesgos y prevención de lavado de dinero; así como el software y hardware a utilizar.
4. Marco legal.- El estudio deberá sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de éstas en las proyecciones financieras de la entidad.
¿Para que sirve un estudio Técnico?
Sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de las instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación.
¿Y cómo se hace un Estudio Técnico?
Empiece haciendo una explicación detallada de su producto o servicio, incluyendo sus características físicas, presentaciones, dimensiones, colores, materiales y otras características que los definen. En este apartado sería conveniente la utilización de dibujos que faciliten las explicaciones y mejoren la comprensión.
El objetivo del estudio técnico es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define:
Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto.
Donde obtener los materiales o materia prima.
Que maquinas y procesos usar.
Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.
En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto, que se necesita para producir y vender. Estos serán los presupuestos de inversión y de gastos.
3.2.2 Estudio económico.
Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos.
Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversión.
Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al último estudio.
Verificar la necesidad del proceso contractual, teniendo en cuenta lo precisado en los estudios técnicos, el encargado deberá determinar si se cuentan con los recursos suficientes para solventar las prestaciones que al contratista
Estos estudios económicos, deberán prever en muchos de los casos, la adquisición de bienes con antelación a la suscripción del contrato, y necesarios para la ejecución del objeto del mismo. Éstos pueden ser: predios, equipos, edificaciones, licencias (Cuando éstas no sean exigidas al contratista) y permisos.
El estudio económico trata, de determinar cual será la cantidad de recursos económicos que son necesarios para que el proyecto se realice, es decir, cuanto dinero se necesita para que la planta opere.
3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).
En este contexto, la elaboración del Programa Integral de Desarrollo Informático, es resultado de la experiencia, vocación y participación de quienes conducimos el desarrollo informático, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores públicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la información.
Este programa de mediano plazo, de carácter indicativo en informática, se realizó en el marco de un escenario mundial y nacional globalizado, con una tecnología en constante evolución, en donde la calidad y la satisfacción del usuario son factores que determinan tanto la competitividad de una administración pública como la percepción de la ciudadanía.
El presente programa por sí mismo no resuelve ni disminuye la problemática inherente a la materia en el marco de la gestión gubernamental, por lo que se hace necesario contar con la voluntad, compromiso, imaginación y coordinación de quienes toman las decisiones, de los encargados de los procesos y áreas usuarias, así como de la comunidad que atiende la función informática en sus diferentes vertientes.
No podemos modernizar la administración pública sólo con disponer de nuevos y mejores productos tecnológicos, es necesario analizar y replantear las acciones sustantivas que llevan a cabo nuestras instituciones públicas, así como asumir una actitud innovadora que privilegie la simplificación y economía de los procesos y la confiabilidad, oportunidad y no redundancia de la información y del conocimiento que ésta produce.
Este Programa Integral de Desarrollo Informático (PIDI), es un instrumento de impulso al uso sistemático de procesos en la administración pública, de privilegio a la información y al conocimiento sobre la tecnología, de vinculación de la informática con los objetivos estratégicos gubernamentales y de fomento a la cultura de la calidad, del trabajo en equipo y del servicio al ciudadano, en aras de contribuir a que cada día se proporcione atención en más lugares, en horarios más cómodos y en diversas modalidades.
3.4 Planes operativos anuales (POA).
Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.
¿Quién elabora el POA?
La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión – UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto. Sin embargo, la Comisión Europea impulsa la adopción de procesos participativos en la planificación. Comúnmente la UG, durante la programación/ejecución del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Co-dirección en cuanto a la tramitación, ejecución y seguimiento de los POAs):
El POA es elaborado únicamente por los Co-directores.
La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto es delegada por la Co-dirección para elaborar el POA.
Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto una contribución al POA, cada uno por su área de especialización; contribución que es posteriormente socializada en un documento armónico.
De acuerdo al esquema óptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegación local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecución del nuevo plan.
¿Cuál es el período cubierto por el POA?
Por lo general, el plan operativo cubre el período equivalente a un año calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un período inferior o superior a un año, o que cubra períodos de doce meses, diferentes del año calendario (solar).
¿Quién aprueba el POA?
Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestión (UG) deberá someter este documento a un circuito de aprobaciones que prevé varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión del mismo para revisión y comentarios al POA. La revisión por parte del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación del plan, correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a las Entidades de Resguardo.
La UG deberá considerar, en el POA del primer año, que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos.
El primer POA del Proyecto cubrirá los 6 meses finales del primer año, dado que incorporará como parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al POP (Plan Operativo Provisional).
La UG debe presentar a las Entidades de Resguardo una propuesta de transferencia y cierre, a más tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal.
¿Cuáles deben ser los aspectos básicos por considerar, antes de la preparación de un POA?
En la preparación de un POA, deberá utilizarse un formato estándar y considerar los aspectos siguientes:
El propósito o la utilidad del documento;
Las características de los lectores/revisores de POAs; y
Las características de los autores del plan.
i) El propósito o la utilidad del documento
El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificación global y para profundizar en las intervenciones previstas; b) permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener en el Proyecto, durante el período en cuestión; c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluación periódica de las actuaciones del Proyecto; y d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas.
ii) Las características de los lectores del plan
Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogéneo. Típicamente el mismo plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegación local de la Comisión Europea, a la institución de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones colaboradoras.
Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para leerlos y también hay personas que tienen muy poca información previa sobre el Proyecto y quienes no disponen de otros documentos ligados
iii) Las características de los autores del plan
Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situación, tanto en la parte física como en la parte financiera. Por lo general, los autores también tienen otras funciones, las cuales frecuentemente requieren una atención prioritaria.
3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos.
Este estudio deberá ser rendido por personal técnico, a quien se le haya encomendado en forma especifica dicha labor, y deberá contar con diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que éstos sean necesarios.
El estudio técnico en el proceso de contratación, brinda elementos de juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realización en debida forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrente a:
Declaratoria desierta de la licitación.
La necesidad de ajustar una vez en ejecución el contrato, lo contratado con la realidad del servicio u obra que se pretende.
Reconocimiento de mayores costos.
Y en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los cambios realizados por la administración con el objeto de ajustar el contrato, se causa detrimento al contratista.
Cuando las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional, no cuenten con el personal en planta que pueda satisfacer la debida realización de estudios técnicos, deberá solicitar el soporte respectivo, al área competente de la Dirección General, con el objeto de que éstos sean efectuados en debida forma.
Los estudios técnicos que se realicen, demarcaran la conveniencia del proceso de contratación, por cuanto existiendo la necesidad del mismo, es técnicamente como se define cual es la forma mas conveniente de satisfacer la necesidad existente, dentro de los parámetros internamente impuestos para procesos de ésta índole, como es el caso de la necesidad de contar con concepto técnico previo de la Oficina de Sistemas y de Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, para el caso de Adquisición de software y hardware, incluido arrendamiento o mantenimiento y Construcciones de Adecuaciones locativas, respectivamente.
Los estudios técnicos hacen parte integrante del proceso precontractual, por lo tanto deberán obrar en original en el expediente contractual respectivo.
3.5.1 Adquisición de software.
Software:
En términos generales se puede definir que el Software es un conjunto de programas para llevar a cabo un objetivo específico y a su vez un programa es un conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir dicho objetivo.
Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Una vez que se conocen los requerimientos de los sistemas que se va a desarrollar, se debe hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que se requieren y así elegir el más apto.
Preguntas se deben hacer en cuanto a requerimientos de Software:
¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?
¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
¿Cual es el volumen de datos a almacenar?
¿Cual es el volumen de operaciones?
¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
¿Cuanto cuesta?
Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.
Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:
En el almacenamiento de datos.
En la producción de informes.
En la entrada de datos.
En la definición de parámetros.
Capacidad
El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
Número archivos que pueden trabajar.
Previsión de Auditoría y Confiabilidad
Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.
Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.
Apoyos del proveedor
Frecuencia del mantenimiento.
Servicios que se incluyen en el pago.
Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
Horarios disponibles de servicio.
Saber si tienen servicio de emergencia.
Contratos de Software
Hay dos tipos de contratos:
Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.
Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.
El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes tipos:
Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.
Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema contable FIN700, de Remuneraciones PAYROLL, ARPA, etc.
Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como Software de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.
3.5.2 Adquisición de hardware.
Hardware:
Hardware es la parte física, tanto interna como externa de un Computador. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios.
Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los accesorios o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para respaldos en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que se debe hacer para poder elegir adecuadamente un equipo.
Se debe considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:
• Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.
• Evaluación y medición de la computadora.
• Compatibilidad.
• Factores financieros.
• Mantenimiento y soporte técnico.
Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características:
Tamaño interno de la memoria.
Velocidad de procesamiento.
Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.
Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.
Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.
Selección de Hardware.
Los criterios para seleccionar hardware son:
Equipos:
La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.
Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo),
horizontal (con otros equipos).
Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
Tiempo de garantía.
Tecnología de "punta" (Alta).
Proveedor: Debe tener las siguientes características:
Reconocido prestigio local.
Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos.
Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
Tiempo de entrega oportuno.
Precios: Se debe considerar lo siguiente:
Condiciones de pago.
Detallado por componentes de la configuración.
Descuentos por volumen.
Costo de mantenimiento.
La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias.
Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
3.5.3 Solicitud de propuesta.
Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica.
Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.
La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito.
La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que deberán incluir:
Información general
Objetivo
Propósito
Fecha limite de entrega
Fecha limite de aclaraciones
Cobertura de requerimientos
Solicitud de descripción detallada del producto o servicio
Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario.
Coordinar presentaciones
Documentación
Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos:
Objetivo el software
Propósito del software
Deseables del software
Cobertura del software
Descripción detallada del producto o servicio
Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario.
3.5.4 Evaluación de propuesta.
Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.
Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitación, el dueño y/o el comité examinador o evaluador revisarán los documentos de licitación para ver si están completos y correctos y luego otorgar la adjudicación, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garantía o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho.
Es te tipo de Evaluación de propuestas también es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos:
Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta)
Analizar propuesta
Costo
Disponibilidad
Calidad
Soporte y mantenimiento
Configuración
Ambiente de software
Documentación
3.5.5 Financiamiento.
La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindándole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economía y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector económico en el cual participan.
La provisión de financiamiento eficiente y afectivo ha sido reconocida como un factor clave para asegurar que aquellas empresas con potencial de crecimiento puedan expandirse y ser más competitivas. Las dificultades de acceso al crédito no se refieren simplemente al hecho de que no se puedan obtener fondos a través del sistema financiero; de hecho cabe esperar que si esto no se soluciona, no todos los proyectos serían automáticamente financiados. Las dificultades ocurren en situaciones en las cuáles un proyecto que es viable y rentable no es llevado a cabo (o es restringido) porque la empresa no obtiene fondos del mercado.
Financiación Propia:
Lo primero que debe hacer una empresa, cuando necesite financiación, Es averiguar si ella posee esos medios y si son utilizables. Un exceso de recursos financieros disponibles o un capital de trabajo muy alto, así como inmovilizaciones excesivas (por ejemplo, máquinas en desuso), pueden ser la fuente de financiación propia, que la empresa esta buscando. Es la financiación más económica y la que origina menores dificultades de obtención.
Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.
3.5.6 Negociación de contrato.
La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.
La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos:
1. Que sea justo
2. Puntos de negociación
3. Precios
4. Capacitación
5. Penalizaciones
6. Posibles problemas que se puedan presentar
7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo)
Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cómputo tienen diferente tiempo de garantía, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garantía.
La negociación de contratos contendrá las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribución de beneficios. Estas breves líneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construcción de capacidades en esta materia.
3.5.7 Garantía.
La Garantía Limitada es válida en América Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para más información acerca de los términos y condiciones de la garantía limitada, consulte el documento de Declaración Mundial de Garantía Limitada para productos Presario, Handheld, desktops, notebooks y workstations para empresas y sevidores ProLiant, TaskSmart y NeoServer (inglés). Esta Garantía limitada puede ser aplicable en cualquier país en que Compaq o su proveedor de servicios autorizado ofrezca servicios de garantía sujetos a los plazos y condiciones que se establecen en esta declaración. La disponibilidad de servicio de garantía y el tiempo de respuesta de ésta pueden variar.
La siguiente tabla interactiva presenta información acerca del periodo de garantía que corresponden al producto de hardware que usted ha comprado. Haga clic sobre el nombre o categoría de producto para poder visualizar la información:
EN EL SITIO:
Significa que el cliente puede solicitar que la reparación bajo garantía se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio está disponible únicamente en áreas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente dependiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre.
EN EL TALLER:
Requiere que le cliente lleve su hardware Compaq a un proveedor de Servicios Autorizado Compaq para efectuar la reparación bajo garantía.
Todos los repuestos llevan garantía limitada de 90 días, en el taller. Una vez instaladas en una CPU Compaq, la parte de repuesto lleva la mayor de, los 90 días o el resto de la garantía de la unidad donde está instalado. Si la parte de repuesto es instalada en un equipo que no es Compaq o en un equipo Compaq fuera de garantía, la garantía de la parte de repuesto permanece en 90 días, en el taller solamente.
PRESARIO:
Según los términos descritos en el programa de Garantía Limitada para América Latina, las computadoras portátiles Presario tienen derecho a la Garantía Internacional Limitada. Esta garantía internacional es válida para los clientes que se encuentran fuera del país de compra por motivo de viaje. Para mas información consulte el documento de Garantía Internacional para Portátiles Presario. Para obtener servicio de garantía fuera del país de compra, usted puede llamar al 281-514-5067 en Estados Unidos. Esta garantía no aplica para los demás productos Presario.
EVO, ARMADA, DESKPRO, WORKSTATIONS, THIN CLIENTS, MONITORES Y SERVIDORES:
Según los términos descritos en el programa de Garantía global de Compaq, los productos pueden comprarse en un país y trasladarse a cualquier otro país en el que Compaq ofrezca servicio, sin que esto invalide de manera alguna la garantía. Las condiciones de la garantía, la disponibilidad de servicio, y los tiempos de respuesta del servicio pueden variar entre países.
3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor.
Permisos y Licencias.
El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.
El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:
Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".
Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.
El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.
Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.
La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".
Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcto destino.
El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.
Derechos de autor y licencia de uso de software.
El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible.
Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.
El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:
Realizar copias o reproducciones de las obras.
Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.
Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.
3.5.9 Outsourcing.
Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.
El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.
Razones para adoptar outsourcing
Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.
Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía.
Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.
Razones estratégicas más importantes
Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Acelerar los beneficios de reingeniería.
Compartir riesgos.
Destinar recursos para otros propósitos.
El Outsourcing es aplicable a diferentes áreas de la organización, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc.
Sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres.
Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994 determinó una serie de situaciones como las siguientes.
El costo de comprar en las empresas fluctúa él entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por los siguientes costos.
Costos del departamento de compras: El proceso de elaboración de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores.
Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.
Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del área asignada, el personal que labora en el almacén y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercancía.
Costo de contabilización y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores.
Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario.
Ventajas:
Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos.
Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes.
Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio.
Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos.
Suministrar al sitio que el cliente le indique.
Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee.
Alianzas estratégicas.
Reducción de espacio.
Beneficios adquiridos:
Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendrá un inventario, para realizar suministros de más de 6000 referencias para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las marcas más preferidas en el mercado.
Reducción de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes:
Costo de Almacenamiento, costo de distribución, de contabilización y pagos, así como el costo financiero.
Fuente: MISANTLA, NOVIEMBRE DE 2007
Aplicación de los niveles de planeación.
3.1 Planeación
"Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados".
Razones por las cuales es importante la planeación
· Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
· Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
· Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
· Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
· Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
· Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
· Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
· Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
· Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
· Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
· Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
· Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
· Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
Ventajas de la planeación
Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.
Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.
Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.
Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.
Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
3.1.1 Planeación estratégica.
La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo. Es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones. Refuerza el pensamiento de los directivos hacia el largo plazo más que a la reacción ante los problemas en el corto plazo.
Proceso mediante el cual los ejecutivos diseñan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Se desarrolla dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos empleados al logro de un objetivo especifico.
Características:
· Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.
· Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
· Establece un marco de referencia general para toda la organización.
· Se maneja información fundamentalmente externa.
· Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
· Normalmente cubre amplios períodos.
· No define lineamientos detallados.
· Su parámetro principal es la efectividad.
Importancia
La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo.
La planeación estratégica es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones y que se considera como un conocimiento indispensable en la capacitación de funcionarios de la seguridad social.
La Planeación Estratégica permite adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de operación. Se trata de diseñar el futuro, la imagen objetivo, que sus directivos desean para la misma. En el proceso de planeación se detectan oportunidades, ventajas competitivas, riesgos y debilidades vigentes de la empresa en un horizonte de análisis. Como resultado de esto se elabora un documento que contiene las líneas de acción que permitirán a la empresa consolidar una posición en su ambiente de desarrollo.
Beneficios
· Visión de largo plazo.
· Claridad estratégica.
· Sinergia y optimización de recursos.
· Trabajo en equipo.
· Satisfacción de la comunidad.
Ventajas
· La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al administrador dar soluciones oportunas.
· Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.
· Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.
Desventajas
· La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo, personal y dinero.
· Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.
· La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se favorece siguiendo unos marcos básicos.
3.1.2 Planeación táctica.
Hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas establecidas.
La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado.
También conocida como media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactiva con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar.
La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la planeación intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.
El nivel táctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.
Una planeación táctica trata de la selección de los medios por los cuales han de perseguirse objetivos específicos. Estos objetivos, en general, los fija normal- mente un nivel directivo en la empresa.
La Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles medios en la jerarquía.
La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de objetivos dados y específicos.
La planeación táctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.
La plantación táctica parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de la empresa.
Partes de la Planeación Táctica
Objetivos.- Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización.
Políticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones.
Procedimientos.- Es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización.
Reglas.- Son guías de acción, más que para el pensamiento.
Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.
Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto.
Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.
Características fundamentales:
Establece los canales o rutas por donde se desarrollarán las acciones.
Define lo elementos clave o componentes críticos de éxito para el seguimiento.
Establece hasta dónde se va ha llegar dentro de una línea de tiempo.
3.1.3 Planeación operativa.
Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento:
Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la informática, por lo general es el encargado de administrar los centros de cómputo.
Lic. En sistemas de cómputo: Persona con conocimientos informáticos enfocados al área de la administración.
Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red.
Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista.
Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del centro de cómputo.
Capturita de datos: Responsable de alimentar la información al sistema de cómputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de cálculo, bases de datos y paquetería en general.
Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas.
Realiza una microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla la forma en que las metas se cumplirán en su totalidad.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionistas típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y técnicas computacionales, se preocupa del por qué hacer y cómo hacer, orientándose a la optimización y maximización de resultados. Su alcance es inmediato y local, distinguiéndose por definir las tareas operacionales y su problema básico es la eficiencia.
Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están relacionados con métodos se denominan procedimientos.
Realmente planificar operativamente significa, convertir una idea en realidad, o el propósito de una acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles.
Características:
Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.
Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.
Trata con actividades normalmente programables.
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
Normalmente cubre períodos reducidos.
Su parámetro principal es la eficiencia.
3.1.4 Planeación de recursos.
En esta etapa de la planeación el jefe, encargado ó administrador del centro de cómputo, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento.
La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:
Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.
Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.
3.1.5 Planeación de personal.
Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeación de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. El proceso de planeación de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, planes y programas, evaluación.
Responde a cambios o reducciones internas de personal así como las rápidas y cambiantes influencias de la sociedad incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de trabajo, legislación laboral. Por tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio.
En esta etapa de la planeación, el administrador de centros de cómputo debe seleccionar al personal que se requiere para la operación del centro de sistemas de acuerdo con su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito laboral.
Una de las partes más importantes dentro de la planeación de la auditoría en informática es el personal que deberá participar y sus características.
Unos de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervenga esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cuál se le exija la optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo.
Con estas bases se debe considerar las características de conocimientos, práctica profesional y capacitación que debe tener el personal que intervendrá en la auditoría. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organización, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditoría, proporcionar toda la información que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas.
Este es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta dirección, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cuál estén presentes una o varias personas del área a auditoría es casi imposible obtener información en el momento y con las características deseadas.
También se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se solicite información o bien se efectúe alguna entrevista de comprobación de hipótesis, nos proporcionen aquello que se está solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no sólo el punto de vista de la dirección de información, sino también el del usuario del sistema.
Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoría se deben tener personas con las siguientes características:
Técnico en informática
Experiencia en el área de informática
Experiencia en operación y análisis de sistemas
Conocimientos de sistemas más importantes
En caso de sistemas complejos se deberá contar con personal con conocimientos y experiencia en áreas específicas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona tenga los conocimientos y experiencias señaladas, pero si debe intervenir una o varias personas con las características apuntadas.
Importancia
A través de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.
Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles cuando se necesiten.
Debe indicar una acción a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de fracaso.
Las organizaciones realizan una planeación de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y productividad por un largo período.
3.1.6 Planeación de infraestructura física.
La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc.
Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:
Local físico.- Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.
Espacio y movilidad.- Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.
Iluminación.- El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.
Tratamiento acústico.- Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.
Seguridad física del local.- Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.
Suministro eléctrico.- El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).
Los principales requisitos de un centro de sistemas son:
Conexión a tierra física
No Break (Baterías o pilas)
Reguladores de corriente
Aire acondicionado
Extinguidores
Mobiliario
Etc.
3.1.7 Planeación de infraestructura tecnológica.
Los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a:
La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizará la empresa, la manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al cual pretende llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sistemas, y aspectos similares.
La dirección tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y software de base. En general lo habitual es que se decida la ejecución de cierto tipo de aplicaciones utilizando una línea de hardware y software, y otra en otro tipo de aplicaciones. Los tipos de aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Análisis de Datos, Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimática, Editoración Electrónica, Inteligencia Artificial, etc.
Las estrategias de migración: La constante evolución tecnológica exige cada vez más frecuentes procesos de migración desde las plataformas anteriores a las nuevas. Las estrategias de migración se refieren a la determinación de que sistemas serán migrados, hacia qué tipos de plataforma, en qué momento, y de qué manera.
El Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere principalmente a un mayor grado de detalle en la definición de estos tres aspectos. Mientras los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren a la tecnología de manera conceptual, el Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere a la misma de manera más precisa, y puede llegar a especificar fabricantes, marcas, y normas específicas.
El Plan de Infraestructura Tecnológica debe contemplar siempre aspectos de contingencia tales como:
Redundancia: Las aplicaciones críticas que requieren niveles de servicio que no aceptan interrupciones (como varias de las aplicaciones del sistema financiero), requieren de la previsión de situaciones de contingencia tales como la falla del procesador central, la falla del disco donde reside el sistema operativo, falla de memoria central, etc., las cuales tienen soluciones tecnológicas con la introducción de hardware redundante (tolerable a fallas) y el software apropiado.
Flexibilidad: Se refiere a la posibilidad de utilizar equipos y componentes diversos de diversas maneras, a fin de solucionar situaciones de contingencia con la aplicación de ellos en los requerimientos prioritarios, en substitución de aquellos que hayan quedado fuera de servicio, a fin de cumplir con los niveles de servicio establecidos.
Adecuación: Las situaciones contingentes pueden afectar de diversas maneras al software y hardware, por tanto deberían preverse diversas maneras en que se podrían adecuar los procesos en caso de que cualquiera de dichas situaciones se presente. Por ejemplo, en caso de que sea imposible procesar los datos con el equipo computacional de la empresa, debería ser posible efectuar las adecuaciones necesarias en un tiempo mínimo para que puedan ser procesados en otros equipos, de empresas con las cuales se tenga un convenio vigente.
Adaptabilidad evolutiva del Plan: El Plan de Contingencia que forma parte del Plan de Infraestructura Tecnológica debe estar en constante revisión y evolución, puesto que ello llevará a soluciones de mayor calidad, es decir que permitan sobrellevar de mejor manera las situaciones de contingencia, lo cual posibilita mejores niveles de servicio en estos casos, y en consecuencia acarrea costos menores.
3.2 Evaluación financiera.
La evaluación financiera es aquella que toma en consideración la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera.
En este apartado se debe explicar el monto y origen de los recursos económicos y financieros con que se cuenta para llevar a cabo el proyecto, debiendo incluir los aspectos siguientes:
1. Origen y monto del capital.- Para tal efecto se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado con que iniciará la entidad, así como la descripción y documentación que compruebe el origen y legitimidad de los fondos.
2. Políticas, metodología y supuestos.- Se describirán las políticas, metodología y supuestos que se utilizarán para el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado financiero en particular y la economía en general, sobre los aspectos siguientes:
a) De captación;
b) De colocación; y,
c) De administración.
3. Proyecciones financieras.- Deberá elaborarse proyecciones financieras que comprendan un período no menor de 5 años de operación, presentando la información siguiente:
a) Supuestos para cada año de las proyecciones financieras;
b) Balance general;
c) Estado de resultados;
d) Flujo de efectivo;
e) Punto de equilibrio;
f) Estado de posición patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley de Bancos y Grupos Financieros; y,
g) Proyección de la posición de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d, deberán detallarse los presupuestos que sustenten las cifras que se consignen.
4. Cálculo de indicadores financieros.- Entre los aspectos a evaluar se encuentran:
a) Tasa de retorno mínima esperada;
b) Análisis de rentabilidad;
c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada;
d) Tasa interna de retorno del proyecto; y,
e) Análisis de sensibilidad.
El análisis de sensibilidad del proyecto deberá considerar factores endógenos y exógenos que puedan afectar el proyecto, planteando los escenarios pesimista, normal y optimista.
3.2.1 Estudio técnico.
Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación de la entidad en formación, especificándose lo siguiente:
1. Organización empresarial.- Se describirá la organización interna de la institución, así como los distintos órganos de administración, especificando número de personal, experiencia, nivel académico y ubicación dentro de la organización.
2. Localización y descripción.- Probable ubicación geográfica de la oficina central y de las agencias, así como explicación técnica de dicha decisión.
3. Sistemas de información.- Descripción de los sistemas contables, administrativos, de comunicación y de monitoreo de riesgos y prevención de lavado de dinero; así como el software y hardware a utilizar.
4. Marco legal.- El estudio deberá sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de éstas en las proyecciones financieras de la entidad.
¿Para que sirve un estudio Técnico?
Sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de las instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación.
¿Y cómo se hace un Estudio Técnico?
Empiece haciendo una explicación detallada de su producto o servicio, incluyendo sus características físicas, presentaciones, dimensiones, colores, materiales y otras características que los definen. En este apartado sería conveniente la utilización de dibujos que faciliten las explicaciones y mejoren la comprensión.
El objetivo del estudio técnico es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define:
Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto.
Donde obtener los materiales o materia prima.
Que maquinas y procesos usar.
Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.
En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto, que se necesita para producir y vender. Estos serán los presupuestos de inversión y de gastos.
3.2.2 Estudio económico.
Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos.
Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversión.
Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al último estudio.
Verificar la necesidad del proceso contractual, teniendo en cuenta lo precisado en los estudios técnicos, el encargado deberá determinar si se cuentan con los recursos suficientes para solventar las prestaciones que al contratista
Estos estudios económicos, deberán prever en muchos de los casos, la adquisición de bienes con antelación a la suscripción del contrato, y necesarios para la ejecución del objeto del mismo. Éstos pueden ser: predios, equipos, edificaciones, licencias (Cuando éstas no sean exigidas al contratista) y permisos.
El estudio económico trata, de determinar cual será la cantidad de recursos económicos que son necesarios para que el proyecto se realice, es decir, cuanto dinero se necesita para que la planta opere.
3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).
En este contexto, la elaboración del Programa Integral de Desarrollo Informático, es resultado de la experiencia, vocación y participación de quienes conducimos el desarrollo informático, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores públicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la información.
Este programa de mediano plazo, de carácter indicativo en informática, se realizó en el marco de un escenario mundial y nacional globalizado, con una tecnología en constante evolución, en donde la calidad y la satisfacción del usuario son factores que determinan tanto la competitividad de una administración pública como la percepción de la ciudadanía.
El presente programa por sí mismo no resuelve ni disminuye la problemática inherente a la materia en el marco de la gestión gubernamental, por lo que se hace necesario contar con la voluntad, compromiso, imaginación y coordinación de quienes toman las decisiones, de los encargados de los procesos y áreas usuarias, así como de la comunidad que atiende la función informática en sus diferentes vertientes.
No podemos modernizar la administración pública sólo con disponer de nuevos y mejores productos tecnológicos, es necesario analizar y replantear las acciones sustantivas que llevan a cabo nuestras instituciones públicas, así como asumir una actitud innovadora que privilegie la simplificación y economía de los procesos y la confiabilidad, oportunidad y no redundancia de la información y del conocimiento que ésta produce.
Este Programa Integral de Desarrollo Informático (PIDI), es un instrumento de impulso al uso sistemático de procesos en la administración pública, de privilegio a la información y al conocimiento sobre la tecnología, de vinculación de la informática con los objetivos estratégicos gubernamentales y de fomento a la cultura de la calidad, del trabajo en equipo y del servicio al ciudadano, en aras de contribuir a que cada día se proporcione atención en más lugares, en horarios más cómodos y en diversas modalidades.
3.4 Planes operativos anuales (POA).
Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.
¿Quién elabora el POA?
La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión – UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto. Sin embargo, la Comisión Europea impulsa la adopción de procesos participativos en la planificación. Comúnmente la UG, durante la programación/ejecución del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Co-dirección en cuanto a la tramitación, ejecución y seguimiento de los POAs):
El POA es elaborado únicamente por los Co-directores.
La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto es delegada por la Co-dirección para elaborar el POA.
Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto una contribución al POA, cada uno por su área de especialización; contribución que es posteriormente socializada en un documento armónico.
De acuerdo al esquema óptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegación local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecución del nuevo plan.
¿Cuál es el período cubierto por el POA?
Por lo general, el plan operativo cubre el período equivalente a un año calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un período inferior o superior a un año, o que cubra períodos de doce meses, diferentes del año calendario (solar).
¿Quién aprueba el POA?
Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestión (UG) deberá someter este documento a un circuito de aprobaciones que prevé varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión del mismo para revisión y comentarios al POA. La revisión por parte del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación del plan, correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a las Entidades de Resguardo.
La UG deberá considerar, en el POA del primer año, que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos.
El primer POA del Proyecto cubrirá los 6 meses finales del primer año, dado que incorporará como parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al POP (Plan Operativo Provisional).
La UG debe presentar a las Entidades de Resguardo una propuesta de transferencia y cierre, a más tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal.
¿Cuáles deben ser los aspectos básicos por considerar, antes de la preparación de un POA?
En la preparación de un POA, deberá utilizarse un formato estándar y considerar los aspectos siguientes:
El propósito o la utilidad del documento;
Las características de los lectores/revisores de POAs; y
Las características de los autores del plan.
i) El propósito o la utilidad del documento
El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificación global y para profundizar en las intervenciones previstas; b) permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener en el Proyecto, durante el período en cuestión; c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluación periódica de las actuaciones del Proyecto; y d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas.
ii) Las características de los lectores del plan
Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogéneo. Típicamente el mismo plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegación local de la Comisión Europea, a la institución de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones colaboradoras.
Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para leerlos y también hay personas que tienen muy poca información previa sobre el Proyecto y quienes no disponen de otros documentos ligados
iii) Las características de los autores del plan
Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situación, tanto en la parte física como en la parte financiera. Por lo general, los autores también tienen otras funciones, las cuales frecuentemente requieren una atención prioritaria.
3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos.
Este estudio deberá ser rendido por personal técnico, a quien se le haya encomendado en forma especifica dicha labor, y deberá contar con diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que éstos sean necesarios.
El estudio técnico en el proceso de contratación, brinda elementos de juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realización en debida forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrente a:
Declaratoria desierta de la licitación.
La necesidad de ajustar una vez en ejecución el contrato, lo contratado con la realidad del servicio u obra que se pretende.
Reconocimiento de mayores costos.
Y en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los cambios realizados por la administración con el objeto de ajustar el contrato, se causa detrimento al contratista.
Cuando las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional, no cuenten con el personal en planta que pueda satisfacer la debida realización de estudios técnicos, deberá solicitar el soporte respectivo, al área competente de la Dirección General, con el objeto de que éstos sean efectuados en debida forma.
Los estudios técnicos que se realicen, demarcaran la conveniencia del proceso de contratación, por cuanto existiendo la necesidad del mismo, es técnicamente como se define cual es la forma mas conveniente de satisfacer la necesidad existente, dentro de los parámetros internamente impuestos para procesos de ésta índole, como es el caso de la necesidad de contar con concepto técnico previo de la Oficina de Sistemas y de Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, para el caso de Adquisición de software y hardware, incluido arrendamiento o mantenimiento y Construcciones de Adecuaciones locativas, respectivamente.
Los estudios técnicos hacen parte integrante del proceso precontractual, por lo tanto deberán obrar en original en el expediente contractual respectivo.
3.5.1 Adquisición de software.
Software:
En términos generales se puede definir que el Software es un conjunto de programas para llevar a cabo un objetivo específico y a su vez un programa es un conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir dicho objetivo.
Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Una vez que se conocen los requerimientos de los sistemas que se va a desarrollar, se debe hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que se requieren y así elegir el más apto.
Preguntas se deben hacer en cuanto a requerimientos de Software:
¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?
¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
¿Cual es el volumen de datos a almacenar?
¿Cual es el volumen de operaciones?
¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
¿Cuanto cuesta?
Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.
Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:
En el almacenamiento de datos.
En la producción de informes.
En la entrada de datos.
En la definición de parámetros.
Capacidad
El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
Número archivos que pueden trabajar.
Previsión de Auditoría y Confiabilidad
Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.
Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.
Apoyos del proveedor
Frecuencia del mantenimiento.
Servicios que se incluyen en el pago.
Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
Horarios disponibles de servicio.
Saber si tienen servicio de emergencia.
Contratos de Software
Hay dos tipos de contratos:
Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.
Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.
El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes tipos:
Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.
Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema contable FIN700, de Remuneraciones PAYROLL, ARPA, etc.
Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como Software de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.
3.5.2 Adquisición de hardware.
Hardware:
Hardware es la parte física, tanto interna como externa de un Computador. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios.
Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los accesorios o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para respaldos en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que se debe hacer para poder elegir adecuadamente un equipo.
Se debe considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:
• Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.
• Evaluación y medición de la computadora.
• Compatibilidad.
• Factores financieros.
• Mantenimiento y soporte técnico.
Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características:
Tamaño interno de la memoria.
Velocidad de procesamiento.
Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.
Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.
Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.
Selección de Hardware.
Los criterios para seleccionar hardware son:
Equipos:
La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.
Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo),
horizontal (con otros equipos).
Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
Tiempo de garantía.
Tecnología de "punta" (Alta).
Proveedor: Debe tener las siguientes características:
Reconocido prestigio local.
Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos.
Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
Tiempo de entrega oportuno.
Precios: Se debe considerar lo siguiente:
Condiciones de pago.
Detallado por componentes de la configuración.
Descuentos por volumen.
Costo de mantenimiento.
La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias.
Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
3.5.3 Solicitud de propuesta.
Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica.
Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.
La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito.
La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que deberán incluir:
Información general
Objetivo
Propósito
Fecha limite de entrega
Fecha limite de aclaraciones
Cobertura de requerimientos
Solicitud de descripción detallada del producto o servicio
Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario.
Coordinar presentaciones
Documentación
Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos:
Objetivo el software
Propósito del software
Deseables del software
Cobertura del software
Descripción detallada del producto o servicio
Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario.
3.5.4 Evaluación de propuesta.
Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.
Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitación, el dueño y/o el comité examinador o evaluador revisarán los documentos de licitación para ver si están completos y correctos y luego otorgar la adjudicación, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garantía o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho.
Es te tipo de Evaluación de propuestas también es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos:
Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta)
Analizar propuesta
Costo
Disponibilidad
Calidad
Soporte y mantenimiento
Configuración
Ambiente de software
Documentación
3.5.5 Financiamiento.
La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindándole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economía y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector económico en el cual participan.
La provisión de financiamiento eficiente y afectivo ha sido reconocida como un factor clave para asegurar que aquellas empresas con potencial de crecimiento puedan expandirse y ser más competitivas. Las dificultades de acceso al crédito no se refieren simplemente al hecho de que no se puedan obtener fondos a través del sistema financiero; de hecho cabe esperar que si esto no se soluciona, no todos los proyectos serían automáticamente financiados. Las dificultades ocurren en situaciones en las cuáles un proyecto que es viable y rentable no es llevado a cabo (o es restringido) porque la empresa no obtiene fondos del mercado.
Financiación Propia:
Lo primero que debe hacer una empresa, cuando necesite financiación, Es averiguar si ella posee esos medios y si son utilizables. Un exceso de recursos financieros disponibles o un capital de trabajo muy alto, así como inmovilizaciones excesivas (por ejemplo, máquinas en desuso), pueden ser la fuente de financiación propia, que la empresa esta buscando. Es la financiación más económica y la que origina menores dificultades de obtención.
Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.
3.5.6 Negociación de contrato.
La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.
La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos:
1. Que sea justo
2. Puntos de negociación
3. Precios
4. Capacitación
5. Penalizaciones
6. Posibles problemas que se puedan presentar
7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo)
Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cómputo tienen diferente tiempo de garantía, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garantía.
La negociación de contratos contendrá las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribución de beneficios. Estas breves líneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construcción de capacidades en esta materia.
3.5.7 Garantía.
La Garantía Limitada es válida en América Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para más información acerca de los términos y condiciones de la garantía limitada, consulte el documento de Declaración Mundial de Garantía Limitada para productos Presario, Handheld, desktops, notebooks y workstations para empresas y sevidores ProLiant, TaskSmart y NeoServer (inglés). Esta Garantía limitada puede ser aplicable en cualquier país en que Compaq o su proveedor de servicios autorizado ofrezca servicios de garantía sujetos a los plazos y condiciones que se establecen en esta declaración. La disponibilidad de servicio de garantía y el tiempo de respuesta de ésta pueden variar.
La siguiente tabla interactiva presenta información acerca del periodo de garantía que corresponden al producto de hardware que usted ha comprado. Haga clic sobre el nombre o categoría de producto para poder visualizar la información:
EN EL SITIO:
Significa que el cliente puede solicitar que la reparación bajo garantía se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio está disponible únicamente en áreas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente dependiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre.
EN EL TALLER:
Requiere que le cliente lleve su hardware Compaq a un proveedor de Servicios Autorizado Compaq para efectuar la reparación bajo garantía.
Todos los repuestos llevan garantía limitada de 90 días, en el taller. Una vez instaladas en una CPU Compaq, la parte de repuesto lleva la mayor de, los 90 días o el resto de la garantía de la unidad donde está instalado. Si la parte de repuesto es instalada en un equipo que no es Compaq o en un equipo Compaq fuera de garantía, la garantía de la parte de repuesto permanece en 90 días, en el taller solamente.
PRESARIO:
Según los términos descritos en el programa de Garantía Limitada para América Latina, las computadoras portátiles Presario tienen derecho a la Garantía Internacional Limitada. Esta garantía internacional es válida para los clientes que se encuentran fuera del país de compra por motivo de viaje. Para mas información consulte el documento de Garantía Internacional para Portátiles Presario. Para obtener servicio de garantía fuera del país de compra, usted puede llamar al 281-514-5067 en Estados Unidos. Esta garantía no aplica para los demás productos Presario.
EVO, ARMADA, DESKPRO, WORKSTATIONS, THIN CLIENTS, MONITORES Y SERVIDORES:
Según los términos descritos en el programa de Garantía global de Compaq, los productos pueden comprarse en un país y trasladarse a cualquier otro país en el que Compaq ofrezca servicio, sin que esto invalide de manera alguna la garantía. Las condiciones de la garantía, la disponibilidad de servicio, y los tiempos de respuesta del servicio pueden variar entre países.
3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor.
Permisos y Licencias.
El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.
El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:
Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".
Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.
El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.
Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.
La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".
Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcto destino.
El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.
Derechos de autor y licencia de uso de software.
El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible.
Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.
El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:
Realizar copias o reproducciones de las obras.
Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.
Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.
3.5.9 Outsourcing.
Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.
El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.
Razones para adoptar outsourcing
Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.
Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía.
Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.
Razones estratégicas más importantes
Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Acelerar los beneficios de reingeniería.
Compartir riesgos.
Destinar recursos para otros propósitos.
El Outsourcing es aplicable a diferentes áreas de la organización, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc.
Sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres.
Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994 determinó una serie de situaciones como las siguientes.
El costo de comprar en las empresas fluctúa él entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por los siguientes costos.
Costos del departamento de compras: El proceso de elaboración de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores.
Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.
Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del área asignada, el personal que labora en el almacén y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercancía.
Costo de contabilización y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores.
Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario.
Ventajas:
Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos.
Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes.
Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio.
Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos.
Suministrar al sitio que el cliente le indique.
Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee.
Alianzas estratégicas.
Reducción de espacio.
Beneficios adquiridos:
Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendrá un inventario, para realizar suministros de más de 6000 referencias para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las marcas más preferidas en el mercado.
Reducción de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes:
Costo de Almacenamiento, costo de distribución, de contabilización y pagos, así como el costo financiero.
Fuente: MISANTLA, NOVIEMBRE DE 2007
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