El uso de las TIC en la Administración Municipal

Cuando se habla acerca de la aplicación de las nuevas tecnologías a la Administración, suele pensarse en administración electrónica o en aplicación de las TIC a la tramitación administrativa. Pero la aplicación de las TIC en la Administración en general, y en particular en la local, va más allá de estos conceptos.

Las TIC son de gran utilidad en la informatización del back-office, resolviendo el núcleo de la actividad municipal, pero la realización de cualquier proceso en una entidad local involucra típicamente el uso de varios sistemas informáticos (del back-office) y la intervención de distintos funcionarios, por lo que las nuevas tecnologías también apoyan la coordinación que facilita la gestión de los flujos de trabajo; se trata de los componentes de workflow y de los elementos que permiten la comunicación y los intercambios entre aplicaciones. Por otro lado, han surgido un conjunto de nuevos servicios en el ámbito de la gestión municipal, que son posibles gracias a las nuevas tecnologías, añadidos a los puramente administrativos, que ofrecen un valor importante al ciudadano. Estos servicios pueden dar soporte a múltiples competencias de los entes locales como la gestión de la seguridad en los lugares públicos, la ordenación del tráfico, la prestación de servicios sociales y la gestión del transporte público, entre otros. No cabe duda de que estos servicios actuarán como palancas para la aceptación y también para que se exijan otros nuevos.

En definitiva, el uso de las tecnologías de la información y de la comunicación en la dministración local puede maximizar la utilidad de los recursos que maneja y aumentar el valor de la actividad pública en su conjunto.

Pero más allá del uso de las tecnologías y de la provisión de servicios TIC, las entidades locales tienen que asegurar que los ciudadanos y empresas de sus entornos disponen de los medios adecuados para disfrutar de los mismos. Por ello es importante el papel de la entidad en la concesión de licencias y autorizaciones para la instalación de redes de comunicación (tanto fijas como móviles), ya que con sus decisiones pueden facilitar o retrasar el despliegue de infraestructuras tecnológicas, aspecto que tiene un impacto directo en la incorporación de los ciudadanos en este nuevo espacio. Los retrasos acumulados en este sentido convierten a parte de la población en ciudadanos que no acceden en igualdad de condiciones y oportunidades a las ventajas que ofrecen los servicios de la sociedad de la información. Sin olvidar de nuevo la importancia que tiene la implantación de estas tecnologías para los servicos de emergencia e integración de personas con discapacidad.

En la actualidad, las entidades han comenzado a introducir las TIC para mejorar las relaciones
con el usuario, típicamente en servicios de atención al ciudadano, así como en servicios de información en el marco de lo que podríamos llamar e-administración. En cuanto a los canales utilizados destaca Internet y la atención personal, seguida de la atención telefónica, el móvil y la TDT. Desde un punto de vista de gestión interna, es frecuente el uso de soluciones para la gestión de la contabilidad, la gestión tributaria y catastral y el padrón.

Por otro lado, es interesante señalar como tendencia que en el ámbito local está apareciendo un nuevo modelo de provisión de servicios que hacen uso intensivo de las TIC consistente en la provisión de servicios en red. Se trata de iniciativas que ponen a disposición de los ciudadanos, sistemas de tramitación on line o sistemas de gestión municipal genéricos, entre otras aplicaciones.

En cuanto a las previsiones de futuro todo apunta a una intensificación de los servicios multicanal al ciudadano, para reforzar la atención ciudadana, y sobre todo, la tramitación, además a través de múltiples canales, fundamentalmente Internet, seguido del móvil y el telefónico; en los últimos puestos están la TDT y la atención presencial. Finalmente, desde el punto de vista de la gestión departamental, las más demandadas serán los gestores de expedientes, la gestión documental, los cuadros de mando y los registros de entrada y de salida on line.

El papel de las administraciones públicas en la incorporación de las TIC en la Administración local

Si bien la introducción de las nuevas tecnologías es un camino imprescindible que ha de recorrer la Administración local como vía para superar muchos de los retos que se le plantean, no todo depende de ellas y más allá de la tecnología, es necesario que otros organismos allanen el terreno.

Las administraciones públicas en su conjunto tienen un papel esencial a la hora de facilitar la incorporación de las TIC a las entidades locales, ya sea desde un punto de vista promocional, legislativo, normativo o de dotación de infraestructuras y plataformas.

La administración por vía electrónica es una adaptación de la Administración convencional utilizando las TIC. Ésta es la razón por la que se introduce el término «por vía electrónica». Esta aplicación tiene muchas ventajas, pero hay que adaptar el tratamiento instrumental para pasar de la atención presencial en ventanilla, del libro registro cumplimentado a mano, del sello de caucho, de la compulsa ante un funcionario, de la fotocopia, etc., a lo que puede ofrecerse con la tecnología. De esta manera aparecen los denominados elementos comunes, llamados así porque son válidos para todos los procesos administrativos y todas las administraciones. Se trata de la sede on line del organismo, el registro de entrada vía web, las notificaciones fehacientes para recibir escritos, y el sistema de archivo documental que da seguridad y persistencia a los «papeles» electrónicos, entre otros. Además, debe ponerse a disposición de los gestores toda una serie de elementos que emulan las prácticas consolidadas trasladadas al entorno digital. Se trata de los denominados elementos habilitantes, ya que hacen posible la nueva forma de actuación: firma, firma de múltiples firmantes (colegiada o solidaria), sello de tiempo, sobre «lacrado», compulsa de documentos por escaneo, certificación posterior en papel de documentos electrónicos, tablón de anuncios, capacidad para actuar expresada en «poderes electrónicos» u otros instrumentos, etc. Lo que se necesita es recoger los elementos más importantes de ambos tipos, lo que supone dar la misma seguridad y naturaleza a un proceso convencional y a otro electrónico.

Pero además, para que se extienda la introducción de las TIC en la Administración local es necesario que se establezcan políticas que desarrollen las Leyes para tal fin y que perfilen planteamientos comunes para todos los municipios.

Fuente: Las TIC en la Administración del Futuro - Fundación Telefónica